Современному человеку нужно успевать ежедневно делать много дел: больших и маленьких, в быту и на работе. И если мытьё посуды дома можно отложить на сладостное «потом», то откладывание рабочих задач приводит к авралам, срывам сроков, а иногда и к «заваленным» проектам.
Мы решили узнать у команды украинского стартапа Worksection, которая развивает проект в области тайм-менеджмента, о том, как работает управление временем и проектами, и как не допускать распространённых ошибок.
Основные проблемы тайм-менеджмента при командной работе
Мы создали список основных проблем с управлением своим временем и проектами, а также, способов борьбы с ними:
- Нет приоритетов в делах и задачах. Разнообразных задач накопилось много и непонятно, за какую браться в первую очередь.
- «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
- Беспорядок в рабочих документах. Бывает, запускаешь поиск в почте по ключевым словам, чтоб найти документ, который кто-то прикрепил к письму 4 месяца назад. И проводишь в поисках остатки рабочего дня. Это скучно и малоэффективно.
- Рабочая атмосфера, в которой невозможно сконцентрироваться на одном деле, сделать его от начала и до конца. Постоянно приходят письма, сообщения в Skype, вам звонят и загружают мозг другими задачами и проблемами. В такой атмосфере даже бутерброд правильно сделать непросто, а уж заниматься интеллектуальным трудом вообще невозможно.
- Прокрастинация. Это модное нынче слово описывает простое явление, знакомое нам с детства — откладывание скучных, непонятных или неприятных дел.
- Отсутствие простого способа контроля за выполнением задач командой и подчинёнными.
- Нечёткое разделение ответственности и задач в команде.
Для решения всех этих проблем человечество создало целый ряд дисциплин и методологий: от психологии (которая помогает работать над мотивацией) до разработки инструментов планирования чего угодно (от покупок в магазине до сложного, многоступенчатого проекта). Пройдёмся по пунктам.
Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»
Самая популярная и резонная система планирования и выставления приоритетов называется «матрица Эйзенхауэра» и заключается в том, чтоб разделить свои задачи на 4 категории: «важное+срочное», «важное+несрочное», «срочное+неважное» и «неважное+несрочное».
«Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален.
«Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание.
«Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи. На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них.
«Неважное+несрочное» — это всё, чем мы занимаемся в рабочее время, вместо, собственно, работы: общение в соцсетях, веб-сёрфинг, чаи и перекуры с коллегами. Иногда можно, но крайне дозировано.
Пугающе объёмные задачи рекомендуем разбивать на этапы и подзадачи. Тогда станет понятно, за что браться в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И само дело перестанет казаться неподъёмным. Оно станет просто набором несложных действий в заранее известном порядке. После этого начинать работу над задачами становится морально проще, ведь мысленно мы уже «прошли» этапы проекта и сложили в голове картинку результата.
Во-первых, всё, что возможно хранить в цифровом виде, стоит хранить именно в нём. А ту часть документации, которая нужна в бумаге, можно каталогизировать (по алфавиту, датам, папкам, полкам), а каталог хранить в виде таблицы. Так будет проще найти, например, дело Семёна Ерохина, который работал в компании 7 лет назад, и бумаги которого находятся в одной из семи папок на букву «Е».
Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы).
Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент
Офисная обстановка, хотим мы того или нет, предполагает некоторое общение с коллегами. Тем не менее, даже в большом опен-спейсе можно постараться свести раздражители к минимуму. Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений. Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи.
Кроме того, перед началом такой работы стоит разобрать отвлекающие мелочи, на которые уйдёт около минуты: письма, ждущие вашего короткого ответа, быстрые телефонные разговоры. Потом вы сможете со спокойной совестью выключить Skype и почту на необходимое время и погрузиться в задачу целиком, не волнуясь о том, что забыли ответить на письмо, которое уже третий день ждёт в почте.
У всех бывают дела, за которые просто не хочется браться. Вроде бы и понятно, что с ними делать, и сложного особо ничего нет, но так не хочется – хоть волком вой. Если нет возможности делегировать такое дело, заранее для себя ограничьте сроки его выполнения (например, 2 часа) и не забудьте поставить напоминание перед стартом. А в особо “тяжёлых” случаях назначьте себе «награду» за выполнение такой задачи.
Человеческий мозг устроен так, что когда мы превозмогаем трудности и справляемся с непростыми задачами, он выделяет гормон счастья, но дополнительное поощрение лишним не бывает.
Если же вы – менеджер проекта и видите, что подчинённый не может найти в себе душевных сил чем-то заняться, возможно, человек не понимает ценности выполнения этой задачи. Попробуйте объяснить её ценность для всей команды, важность выполнения вовремя (в этом может помочь диаграмма Ганта, которая наглядно показывает, как зависим весь проект от каждого участника), установите обозримые сроки выполнения, не забывайте мягко напоминать и, конечно, поощрите своего подчинённого, когда он справится с этой задачей.
Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём. К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами. И в случае, если кто-то задерживает работу и от этого страдает весь проект, таким образом легко понять, на каком этапе произошла задержка и с кем именно из участников проекта нужно проработать проблему.
В современном мире для контроля за ходом каждой из работ в проекте есть удобные системы совместной работы над задачами на любой вкус. Упомянутый выше пример Worksection применяют в самых разных сферах — от IT до строительства. Он позволяет легко ставить задачи, напоминать о сроках их выполнения подчиненными, а также контролировать как небольшие части работы, так и общее состояние проекта. Все участники знают, что происходит и какую роль они в этом играют.
Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом. Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным.
Такая демократичная атмосфера может ещё кое-как работать в маленьких командах из 2-3 человек. Но как только людей становится больше, менеджер проекта должен чётко распределить задачи и обозначить для каждого участника проекта зону ответственности. Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров. Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.
В заключение
Если кратко обобщить всё сказанное выше, можно вывести несколько принципов правильной организации работы.
Используйте электронные системы для проектного менеджмента: они дают возможность каждому члену команды показывать прогресс по своим задачам и оценивать свой вклад в проект, а менеджеру – чутко следить за ходом работ.
Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи.
Раскладывайте большие задачи на более мелкие. Мотивируйте себя и команду, человек возьмётся даже за скучную и трудную задачу, если будет понимать, что это важно и его вклад ценен.