Обзор MS Office 2016 — Cortana против Siri и другие новые возможности

[responsivevoice_button voice=”Russian Female” buttontext=”Прослушать статью”]

 

На днях корпорация Microsoft представила в Украине версию 2016 своего офисного пакета Office. Некогда суперпопулярный пакет офисных приложений в последнее время значительно сдал позиции перед онлайн-сервисом Google Docs и различными бесплатными и менее функциональными аналогами от других производителей. Чтобы снова возродить интерес к MS Office, разработчикам из Редмонда пришлось немало поработать, дабы внедрить в новый продукт множество действительно полезных и инновационных технологий.

И надо признать, что 2016-я версия «офиса» действительно сделала большой шаг вперёд в сравнении с предыдущими. Основной упор был сделан на улучшенные функции коллективной работы, повышенную безопасность, использование мобильных устройств, облачные вычисления и применение элементов искусственного интеллекта для автоматизации работы. По словам представителей Microsoft, уже в ближайшее время принцип использования офисных пакетов кардинально изменится, равно как и модель поставок.

Итак, что же нового появилось в Office 2016, и какие изменения в концепции использования и способах поставок нас ожидают в скором будущем?

Поиск, не покидая окно Office

В приложения Word, Excel, PowerPoint и Outlook нового «офиса» встроена интересная функция под названием Smart Lookup. Суть её в том, что если в процессе работы над документом необходимо что-либо найти в Интернете по слову или фразе из текста документа, то достаточно просто выделить их в документе и запустить из контекстного меню функцию Smart Lookup. Используя поисковую систему Bing, Office 2016 быстро проведёт поиск и выдаст готовые результаты для просмотра в отдельной колонке справа от редактируемого документа. Таким образом, не нужно переключаться из Word в окно браузера, а затем обратно и т.д. Кстати, используя соответствующий SDK, можно доработать эту функцию так, чтобы поиск осуществлялся, скажем, в корпоративной сети компании.

Чтобы найти в Интернете нужную информацию по слову или фразе из текста документа, необходимо выделить их в документе и выполнить команду Smart Lookup.

Чтобы найти в Интернете нужную информацию по слову или фразе из текста документа, необходимо выделить их в документе и выполнить команду Smart Lookup.

Также, значительно улучшено извлечение справочной информации по приложениям нового Office. Например, если пользователь хочет узнать, как создать специфическую диаграмму в Excel, необходимо просто ввести свой вопрос обычным языком в окошке Tell Me. Функция обработает запрос и выдаст наиболее подходящие варианты ответа.

Чтобы получить помощь о работе в Office 2016, необходимо ввести свой вопрос обычным языком в окошке Tell Me

Чтобы получить помощь о работе в Office 2016, необходимо ввести свой вопрос обычным языком в окошке Tell Me

Коллективная работа

В категории совместной работы Microsoft реализовала очень полезную функцию: совместное редактирование в реальном времени в документах Office. Пока что она есть только в Office Online, но вскоре появится и в приложениях Office 2016. Правда, подобная функция уже давно есть в Google Docs.

А вот то, чего пока нет в Google Docs: возможность видеть то, что делает другой пользователь группы в реальном времени. Для этого вендор разработал технологиюReal Time Presence, которая даёт возможность любому пользователю группы видеть, кто и где именно в документе вводит исправления. Таким образом, коллективная работа для удалённых пользователей, работающих в группе, станет проще.

Как уже упоминалось выше, в Office 2016 многие функции и приложения интегрированы прямо в пакет. То есть, чтобы выполнить какое-то действие в некогда сторонней программе, не надо переключаться в другое окно. Вот и Skype интегрировали прямо в пакет Office. Например, теперь можно писать текстовые сообщения или выполнять голосовые и видеозвонки прямо из интерфейса Word.

Skype теперь интегрирован прямо в пакет приложений Office

Skype теперь интегрирован прямо в пакет приложений Office

Аналитика в Excel

В новом редакторе электронных таблиц Microsoft встроила несколько принципиально новых аналитических функций. Теперь с помощью Excel можно создавать кубы данных, практически аналогичные продвинутым системам BI. Кроме того, модуль Power Query интегрирован в само приложение, теперь его не нужно устанавливать отдельно. Посредством Power Query можно загрузить в Excel как структурированные, так и неструктурированные данные из различных источников, включая таблицы Википедии и портал Azure Marketplace.

В Office 2016 много сделано для экономии времени. Например, программа следит за версиями и предоставляет последние файлы, с которыми велась работа.

Повышенный уровень безопасности

Microsoft внедрила несколько очень важных функций для улучшения информационной безопасности. Прежде всего, новые средства будут полезны для корпоративного сегмента. Так, системные администраторы получили в своё распоряжение дополнительные инструменты, препятствующие утечке данных. В результате инсайдерам будет намного сложнее переслать конфиденциальное письмо за пределы организации.

Новые политики безопасности позволяют администратору указать, какие файлы нельзя отсылать за пределы организации, запретить копирование и вставку в буфер обмена за пределами, скажем, Word и Excel. Если пользователь нарушит запрет, то работа с документом будет полностью заблокирована, а системный администратор получит уведомление. Впрочем, запрет может быть и ослаблен, тогда пользователь по уважительной причине всё-таки сможет отослать секретную информацию, однако администратор получит уведомление. Система защиты от утечек данных (Data Loss Prevention) включена в Excel, Outlook, PowerPoint и Word. Кроме того, вендор добавил шифрование на уровне файлов в Outlook, Word, Excel и другого контента.

Ещё одна важная функция с точки зрения информационной безопасности — двухфакторая аутентификация. Каждый раз, когда пользователь заходит в рабочее облако вне корпоративной сети, допустим, из дома или кафе, он должен дополнительно подтвердить PIN-кодом свою аутентификацию.

В Outlook теперь можно отсылать в качестве вложений файлы, которые хранятся в облаке (OneDrive и прочие), при этом указывая тип доступа: полный или только для чтения.

Sway — бесплатный онлайн-инструмент для презентаций

Новинка Office 2016 — бесплатный онлайн-сервис Sway, с помощью которого можно быстро и легко создавать презентации. Приложение позволяет загрузить фотографии, видео и другие файлы из облачного хранилища, локального диска, Facebook, Flickr, YouTube или другого ресурса в веб-браузер на ПК, либо в специальное мобильное приложение на смартфоне или планшете. В принципе, этот сервис никак не связан с MS Office, хотя и был анонсирован вместе с офисным пакетом. Для нормальной работы сервиса нужен интернет-канал с пропускной способностью 2-5 Мбит/с.

Онлайн-сервис Sway ориентирован на использование облачных хранилищ данных

Онлайн-сервис Sway ориентирован на использование облачных хранилищ данных

Там, где Siri болтает, Cortana работает

Впервые виртуальный голосовой ассистент Cortana был анонсирован в апреле 2014 года. На сегодня он работает в мобильной ОС Windows Phone последних версий и Windows 10, в будущем ожидается появление сервиса в iOS, Android и Xbox One. В отличие от Siri, который просто распознаёт ваши голосовые запросы и выдаёт в ответ найденную информацию из поисковой системы, Cortana делает намного больше: сервис анализирует ваше поведение и генерирует соответствующие советы и напоминания. Это полноценный цифровой ассистент, который знает, куда вы обычно ездите в определённый период времени, когда у вас следующая встреча, кому надо отправить email в ответ на запрос, когда день рождения вашего друга или коллеги.

Чтобы убедиться в том, что Cortana обладает элементами искусственного интеллекта и заметно превосходит Siri, энтузиасты протестировали оба сервиса, поставив перед ними три идентичных задачи. В первом случае был отдан голосовой приказ вывести на экран напоминание поздравить друга, если будет входящий звонок с его номера. Вторая задача касалась условия по геолокации: виртуальный ассистент должен был напомнить о необходимости купить лекарства, если пользователь будет проходить мимо аптеки. В третьем случае, используя только голосовые указания, ассистент должен был проложить маршрут к ближайшей аптеке. Во всех трёх случаях Cortana блестяще справился с задачей, в то время как Siri все задания проигнорировал.

На сегодня Cortana доступна на английском, немецком, французском, итальянском, испанском и китайском языках, однако Андрей Бурлуцкий, руководитель направления Office «Майкрософт Украина», обещает, что поддержка русского и украинского появится в ближайшие 2 года. Пока что Cortana не интегрирована с Microsoft Office, однако это также будет сделано в ближайшее время, что позволит значительно улучшить возможности голосового управления и автоматизации «офиса».

Когда Office станет бесплатным?

На сегодня Office 2016 можно приобрести двумя путями: либо купить автономную лицензию, либо подписку на некоторый период времени, допустим на год. Второй вариант предусматривает право на пользование самой новейшей версии Office в течение срока действия подписки, а также 1ТБ дискового пространства на OneDrive и 60 минут международных звонков Skype. Но вполне возможно, что модель поставок продукта вскоре поменяется, говорит Андрей Бурлуцкий.

Андрей Бурлуцкий прогнозирует переход на микротрансакционную модель оплаты Office

Андрей Бурлуцкий прогнозирует переход на микротрансакционную модель оплаты Office

Дело в том, что функциональность альтернативных офисных пакетов растёт. Если ранее бесплатная утилита Windows WordPad могла выполнять только самые примитивные задачи по работе с текстами, то сейчас её возможности значительно выросли и даже сравнимы с первыми версиями текстового процессора Word для Windows. Поэтому модель поставок офисных приложений мигрирует от модели платы за лицензию к оплате за сервис. Некоторые приложения уже сегодня поставляются бесплатно, скажем, можно без денег скачать программы для мобильных платформ Android и iOS. Суть в том, что пользователь закачивает бесплатную версию на свое устройство и получает определённый набор возможностей. Если же требуется более расширенный функционал, то нужно купить подписку на его использование. Так, в Office 2016 около 1 200 функций, но почему пользователь должен платить за все, если он регулярно работает всего с пятьюдесятью?

Однако Андрей Бурлуцкий прогнозирует дальнейшее развитие этой модели:

«— Если сейчас мы получаем базовый функционал бесплатно, а расширенный набор — за дополнительные деньги, то в будущем мы будем применять и трансакционную модель, когда оплата взимается за каждую микротрансакцию. Допустим, копирование текста в буфер обмена будет стоить одну тысячную копейки, распечатка документа — полкопейки. Суть в том, чтобы платить только за то, что используется. Сегодня это актуальный тренд разработки программного обеспечения и поставки его конечному пользователю.

Сейчас даже операционная система движется в сторону поставки в качестве сервиса. Digital-эра наступила слишком быстро, поэтому компании выводят в онлайн все свои процессы обработки данных. В скором будущем отпадёт необходимость в работе в офисе. Все процессы будут выполняться через браузер и специальные приложения на мобильных и других устройствах».

Это даже будет не браузер в нынешнем понимании. Скорее будущее офисного работника можно описать как виртуальная реальность, достигаемая с помощью соответствующих очков виртуальной реальности. Пользователь надевает очки (сам при этом может находиться где-угодно, даже на пляже) и попадает в виртуальную реальность, где посещает конференции, проводит встречи, работает над документом, что-либо проектирует. Фактически, на смену офисной реальности придёт виртуальная.

Читайте также:

Цифровое внедрение: почему следует с этим считаться

Ринок SaaS в Україні: більше сотні гравців та $0,5 млрд інвестицій

Microsoft знову випустила найпершу версію Windows

Швидкий зліт і повільне падіння браузера від Microsoft