Працівники компаній проводять щодня не менше 6 годин, читаючи, перевіряючи та відповідаючи на електронні листи — такої великої кількості витрат часу на перевірку кореспонденції та пов’язаного із цим стресу можна уникнути, якщо запровадити декілька простих правил, каже головний редактор The Atlantic Джеймс Гемблін і ділиться своєю системою роботи із електронним листуванням, яка суттєво спрощує та покращує щоденне життя в офісі.
За його словами, люди часто говорять про порожню теку вхідних повідомлень так, ніби йдеться про якийсь рай чи недосяжну ціль, офісну нірвану і настання суцільної рівноваги. Упродовж доби він отримує чимало нових повідомлень, однак це не означає, що потрібно завалити себе листами з ніг до голови. Для офісних працівників прагнення повністю прочитати всю вхідну кореспонденцію перетворюється на свого роду залежність, яку можна порівняти із наркотичною залежністю. Насправді все починається з того, що нам потрібно переглянути культуру та етикет ділового листування, коли короткі листи не будуть вважатися неввічливими чи такими, що порушують усталені корпоративні норми.
БІЛЬШЕ НА ЦЮ ТЕМУ:
Будь-який мейл ділиться на 4 частини — до звичайного електронного листа входять заголовок, основна частина, підпис та зворотня адреса відправника. Всі ці складові можливо і реально оптимізувати і використовувати із максимальною ефективністю. Редактор The Atlantic пропонує максимально скоротити зміст листа. В основній частині обмежитися 3-4 реченням, прибрати довгі вітання на початку, в темі листа вказувати лише суть питання, з якого ви звертаєтеся. Довгі балачки про нерелевантні теми не мають ніякого відношення до ефективного листування: якщо ви хочете поговорити, використовуйте для цього Skype або месенджери, але не ділове листування із колегами. Ще одна важлива порада: ніколи не відкладати відповіді на листи на пізніший час. На отриману кореспонденцію варто відповідати одразу, а не чекати якогось слушного часу, вважає Джеймс. Про інші поради ви дізнаєтеся, переглянувши відео.
Джерело: The Atlantic