10 советов для джедаев Google Drive

Думаете, что досконально знаете возможности онлайн-инструментов Google? Неважно, сколько времени вы пользовались Google Drive — пять минут или пять лет — этот сервис содержит огромное количество функций, их число постоянно растёт; а потому не помешает напомнить о 10 ценных способах его использования.

Включаем оффлайн-функции Google Drive

Диск Google может работать без подключения к интернету, но сначала вам необходимо активировать эту функцию. Кликните пиктограмму в форме »шестерёнки» на главной странице Google Drive, затем выберите «Настройки» (Settings). Во вкладке General отметьте галочкой пункт «Syncoffline» — так хранилище начнёт сохранять недавние документы, таблицы,  слайды и рисунки на вашем компьютере. Правда, в оффлайн-режиме не будет возможности для просмотра видеороликов и фотоснимков. Зато вы сможете просматривать, редактировать и создавать файлы в исходных форматах Google Drive.

Gdrive-1

Ищем по документам PDF и картинкам

Знаете ли вы, что Google Drive сканирует текст в PDF-файлах и графических изображениях — и потом по этим данным можно делать поиск? Достаточно загрузить фото или качественный PDF. Вы даже можете открыть и редактировать эти файлы: клик правой кнопкой на PDF-файле или изображении откроет контекстное меню, в котором надо выбрать пункт «Open with…» и «Google Docs». Результат поиска зависит от качества файла и чёткости текста.

Упрощаем себе поиск файлов

Google знаменит своими поисковыми алгоритмами, поэтому нет ничего удивительного, что расширенные поисковые возможности есть и в облачном дисковом сервисе компании. На скриншоте можно увидеть, что достаточно кликнуть по выпадающей стрелке в строке поиска — и вы сможете использовать параметры «owner:person@gmail.com» (чтобы найти документы, которыми делится определенный человек), «before:yyyymmdd» или «after:yyyymmdd» (чтобы ограничить ваш поиск по дате). Добавьте «title:searchterms», чтобы искать среди названий, а не по всему тексту документа.

Gdrive-3

Сканируем изображения с телефона

Если у вас установлено приложение Google Drive для Android, вы можете использовать ваш телефон в качестве портативного сканера (увы, данная функция пока не доступна в iOS). На главном экране приложения нажмите пиктограмму с изображением большого плюса, затем выберите Scan из всплывающего меню. Вы можете поворачивать и обрезать изображения вручную (хотя автоматическое распознавание тоже работает хорошо), а также создавать многостраничные документы. Результаты такого сканирования сохраняются в Google Drive в формате PDF.

Быстро возвращаемся к предыдущей версии файла

Облачный диск от Google сохраняет старые версии ваших файлов на тот случай, если вы вдруг захотите вернуться к ним (это очень удобно, если вы работаете над документами с другими людьми). Для нативного файла Drive — откройте его и выберите File, затем See revision history; для любого другого типа файла щелкните его правой кнопкой мыши в списке документов и выберите Manage versions. Всплывающее меню сбоку от каждой версии позволяет вам загружать, удалять и перманентно хранить файлы после стандартного 30-дневного окна.

Gdrive-5

Вводим текст голосом

Набор текста на клавиатуре был популярным очень долгое время, однако сегодня это не единственный способ создания документа – вы также можете надиктовать его, используя свой голос. Не исключено, что для вас это будет более быстрый и удобный способ. Выберите в меню пункт Tools, затем Voice typing, после чего щелкните микрофон и начинайте диктовать. Нажмите правой кнопкой мыши на подчеркнутые слова, чтобы посмотреть варианты написания, если утилита неправильно распознала вашу голосовую команду. Разнообразные речевые команды по форматированию и навигации текста, такие как «italics», «go to the end of the line» или «question mark», тоже работают.

Ищем файлы с помощью Google Now

Если надо найти файл, можно воспользоваться помощью цифрового помощника Google Now. Запустите приложение голосового поиска Google (обратите внимание, что пока такой сервис работает только на Android), затем скажите «Search Drive for», после чего озвучьте ваш запрос. Помните, что так можно использовать только конкретные поисковые термины, а не любые развернутые фразы. Нажмите на стрелку назад (сверху слева), чтобы перейти в главный интерфейс Google Drive при таком поиске:

Gdrive-7

Выбираем самые большие файлы в Google Drive

У вас заканчивается свободное место на Google Drive и надо освободить диск от громоздких файлов? Это очень просто — на главном экране щёлкните ссылку слева, которая сообщит вам, сколько места вы используете, затем нажмите на миниатюрный элемент Drive  (или просто перейдите прямо по этой ссылке). Список файлов начнётся с самых больших файлов. Можно выбрать параметр «Quota used», чтобы пересортировать список и чтобы сверху находились самые маленькие файлы (помните, что служебные файлы Drive не учитываются в вашей квоте).

Вставляйте ссылки между документами

Вероятно, вы уже знакомы со вставкой ссылок на внешние сайты из готового документа, но вы также можете вставлять ссылки и между различными файлами Google Drive. Для этого выберите команду Insert, затем Link, после чего  напечатайте один или два поисковых термина, чтобы найти соответствующие документы в вашей учётной записи Google Drive. Вы также можете скопировать URL документа в адресной строке любого файла Drive и вставить его в поле ссылки.

Gdrive-9

Синхронизируем данные с ноутбуком или ПК

Установите настольное приложение для Mac или Windows — и получите доступ ко всем вашим файлам на локальном компьютере (вы сможете самостоятельно выбрать, какие папки необходимо синхронизировать). Эта функция не только делает загрузку папок и файлов очень простой (достаточно скопировать файлы в папку Drive), но также предоставляет вам оффлайн-доступ к любому вашему файлу без интернет-подключения. Все изменения автоматически синхронизируются при возобновлении подключения к интернету.

Источник: Gizmodo

Читайте также:

Скрытые затраты автоматического мышления

Топ-запити українських користувачів Google у 2019 році

10 бизнес-трендов, которые стали знаковыми для 2010-ых

Кожна технологічна компанія мріє стати банком