Як не провалити дедлайн у Новому році — поради від команди SketchDeck

За рік роботи та на основі аналізу 70 тис проектів із бази власної платформи онлайн-сервіса команда стартапу SketchDeck зробила ряд висновків стосовно того, як іншим командам не провалювати дедлайн.

Як зауважують у SketchDeck, основна проблема, через яку більшість проектів та розробників не можуть вкластися у відведений термін, — це спрощення таймлайнів та розрахунок за середньою тривалістю кожного етапу. Нерозуміння статистики — головна причина провалів; але вона — не єдина.

Про що свідчать 70+ тис годин дизайнерської роботи

Оскільки SketchDeck надає послуги для дизайнерів, то вивчали вони дотримання дедлайнів та структуру планування часу для дизайнерських проектів — а їх на платформі назбиралося чимало: загальна тривалість склала понад 70 тис годин. Такі проекти складаються з багатьох «сходинок»: спочатку розробка шаблону дизайнером, потім початковий варіант для конкретного замовника, потім — обговорення та доопрацювання; і так повторення ітерацій аж допоки клієнт та виконавець не дійдуть згоди. Часом на все це йде чимало ресурсів — і триває все від кількох тижнів до кількох місяців.

Більшість дизайнерських агенцій просто складають докупи тривалість усіх етапів — і так вираховують загальну тривалість проекту. Але це помилка. Порівняння теоретичних підрахунків із загальними реальними показниками дає невтішний результат: 67% проектів завершаються після зазначеного строку. Запланована тривалість більшості проектів — 91 година; а реальний середній час — 155 годин.

Чому люди помиляються у розрахунках

Люди розраховують таймлайн проекту абсолютно неправильно: при цьому помиляються не лише дизайнери та менеджери, але й студенти, коли розраховують тривалість виконання академічних проектів. Відомий психолог Даніель Канеман назвав цей феномен людської психології «оманливістю планування».

Аналіз розподілу часу між проектами та ймовірності вчасного виконання показав, що із зібльшенням кількості етапів виконавці проекту схильні частіше занижувати реальний час виконання і завищувати свої очікування по нижній допустимій часовій межі кожного етапу.

Як правильно спланувати час на весь проект

На основі виконаного аналізу великої кількості клієнтських проектів команда SketchDeck дає рекомендації стосовно того, як загалом оптимізувати проектний менеджмент у будь-якій індустрії — не лише у дизайнерській роботі.

1. Розрахунок має базуватись на розподілі кожного етапу

Ваш загальний час виконання проекту насправді є розподілом, що ґрунтується на сумі розподілів кожного із етапів вашого проекту. Як тільки у вас буде точний розподіл всього проектного часу, ви дізнаєтесь приблизний час виконання проекту і ймовірність того, що вийдете за визначені заздалегідь рамки проекту. Щоправда, це підійде тільки для проектів, де є надійна та повна інформація щодо тривалості етапів та робіт загалом. Якщо ж усі умови та вихідні дані не є доступними на момент попереднього аналізу, то закладайте допуски на ймовірне порушення строків та вихід за межі ваших розрахунків.

2. Не забудьте уточнити розподіл загального часу виконання усіх етапів

Загальний час проекту доволі чутливий до розподілу часу на кожному з етапів. Є дві речі, які можна покращити: скоротити час виконання кожного етапу (обравши за орієнтир найменший час) і стабілізувати кожен етап (для скорочення відхилень у статистиці).

Що можна зробити для покращення обох складових:

  • Раціоналізувати внутрішній процес (дрібні правки виконує той, хто їх вносить, не очікуючи усіх інших учасників).
  • Призначити короткі внутрішні дедлайни для того, щоб підтримувати буферну зону до клієнтського дедлайну.
  • Планувати все, враховуючи часовий пояс, аби усунути тривалу перерву у взаємодії між замовником, членами команди та менеджерами проекту.
  • Покращити повідомлення для користувачів, щоб допомогти їм реагувати швидше.

3. Вибірково уточнюйте розподіл часу виконання етапів вже після завершення проектів

Оскільки ми вже з’ясували, що сукупний час виконання проекту — це поєднання усіх етапів, уточнення розподілу виконання кількох окремих кроків допоможуть покращити загальний таймлайн проекту. Вчіться на вже виконаних проектах для попередніх схожих замовлень. Дуже довгий процес розподілу — тривожний «дзвіночок», і тому потрібно використовувати статистику для відстеження основних та додаткових витрат часу в динаміці. Присвятити час роботі над цим із менеджерами проекту — це означає скоротити середній час роботи до 88% для кожного із етапів; а час виконання замовлення при цьому може скоротитися до 92%.

І пам’ятайте, що нереалістичні дедлайни ще нікому не приносили користі, а 2+2 в рамках проекту не обов’язково дають 4, якщо не закласти ризики та додаткові ймовірні втрати часу.

 

За матеріалами: apptractor.ru