5 советов тем, кто мечтает разгрести «завалы» в электронной переписке

На самом деле, рабочее название этой заметки было «Как перестать разбирать почту и начать жить», но мы стараемся не подменять профессионализм эмоциями, потому поговорим более взвешенно о непростом: об электронной почте.

Предстоят длинные майские праздники, после которых вернувшись к электронной почте, увидишь, что за три-четыре дня у всех партнёров, коллег, читателей или подрядчиков появилась масса гениальных и не очень идей. И все написали вам по 1 письму. И в папке «Входящие» появится пара десятков писем — все разной степени срочности и важности.

А пока вы пытаетесь разобраться, что важно, а что нет, придёт ещё 20 рассылок и десяток текущих запросов. К концу дня письма просто погребут вас под собой, как лавина. Но выход есть (и нет, это не отключение почты и не миграция в деревню без интернета). Вот несколько советов на тему управления электронной перепиской.

Удалить всё ненужное

С годами накапливаются рассылки, которые больше не интересуют. Отпишитесь от них, потратив минут 40 и перебрав все подписки во входящих письмах. Или поступите лениво, но эффективно: используйте Unroll.me. За пару кликов отпишетесь от всего мусора в почте.

Нужна система

Информационные дебри расчищены — время навести порядок в том, что осталось. Ярлыки и сортировка писем — главный залог порядка в деловой переписке и в ваших делах. Раскидайте по отдельным папкам или ярлыкам всё то, что к вам приходит. Если пользуетесь почтой от Google, там система сортировки по ярлыкам и группам писем реализована хорошо. Но для большей эффективности лучше, конечно, пользоваться сторонними почтовыми клиентами.

Календарь спешит на помощь

Планирование — не мой конёк, но без него работа превращается в поток дел, отложенных на неопределённый срок. То же происходит и с письмами. Чтобы продуктивность не снижалась, неплохо привязать переписку к каким-то конкретным срокам — для этого вам и понадобится календарь с напоминаниями. Даже при том, что система GTD (getting things done) подходит далеко не всем, простая привязка писем к календарю уже поможет доводить до конца если не все задачи сразу, то большинство из них.

Что творится в вашем архиве

Раньше я отмечал половину несрочных писем как «прочитанные», чтобы почитать их потом. Как легко догадаться, к ним я не возвращался. А в ящик падали новые и новые письма. Без беглого прочтения почты не удастся обойтись, а на прочитанное — либо отвечать и архивировать, либо удалять, если ответ на письмо не нужен. Также советую раз в квартал чистить архивы, избавляясь от всего, что не будет уже актуально.

Не тратьте время

Совет, который вроде бы «лежит на поверхности», но именно об этом мы чаще всего забываем. Просто перестаньте читать письма от незнакомцев без темы или с запутанным изложением сути дела (неясно, что от вас хочет автор послания, какой результат это принесёт вам и зачем вообще вы должны уделять время всем этим вопросам).

Подберите себе почтовый клиент

Веб-интерфейсом почты пользоваться вроде бы проще и быстрее (сам так постоянно делаю), но практика показала, что почтовый клиент может собирать почту с нескольких личных и рабочих ящиков (чего веб-интерфейс делать не станет, а если вы и настроите перенаправление, то письма будут накапливаться в нескольких аккаунтах одновременно).

Выбор подходящего почтового клиента — дело вкуса, но можете попробовать для себя что-то из приведённого ниже списка:

  • нативное мобильное приложение для GMail — т.к. я сам в 80% случаев проверяю письма на смартфоне, то это решение наиболее удобное и быстрое в силу своей бесплатности и кроссплатформенности (есть решения и для iOS, и для Android);
  • Mailbox — быстрый мобильный клиент, можно с помощью свайпов и напоминаний по таймеру управлять большим потоком писем;
  • Mailstrom — для тех, кто любит отделить «шум» от реально полезных писем;
  • Tapper — облачное решение для тех, кто не любит слишком много входящих писем;
  • Airmail — удобный настольный клиент для OS X, поддерживающий агрегацию писем с нескольких учётных записей, с полной поддержкой папок, меток и ярлыков, автоматической проверкой папки «Входящие» и привязкой писем к напоминаниям по времени.

В этой заметке описаны лишь базовые шаги, но начав с них, вы сумеете побороть поток писем, кажущийся бесконечным.