TED Talks — це короткі виступи на певну тему. Вони допомагають дізнатися щось нове або згадати про тему, якою ви цікавилися раніше. Відео не відвернуть від справ надовго: кожен ролик йде приблизно десять хвилин.
Публікуємо добірку міні-лекцій, присвячених тайм-менеджменту. Спікери говорять англійською, але у кожного ролика є українські субтитри.
1. Лора Вандеркам «Як отримати контроль над вільним часом»
Тиждень складається зі 168 годин — якщо вдуматися, це досить багато.
«Якщо працювати 40 годин на тиждень і спати по вісім годин на день, залишається ще 72 години на інші справи», — пояснює Лора Вандеркам у своєму виступі на TEDWomen-2016. Навіть якщо працювати по 50 годин на тиждень, залишається цілих 62 години, а при 60-годинному робочому тижні — 52 години.
Чому ж нам постійно не вистачає часу? Вся справа в пріоритетах. «Ми самі вибираємо, як проводити кожну хвилину свого дня», — якось сказала Лорі власниця малого бізнесу і мати шістьох дітей. Замість скарг на брак часу можна заявити: «Я не роблю x, y або z, тому що у мене інші пріоритети».
Щоб отримати контроль над своїм часом, потрібно визначити життєві пріоритети та додати їх в календар. В ідеалі це слід робити щотижня. В іншому допоможе креативність — наприклад, по дорозі на роботу можна почитати, послухати подкаст або навести порядок в пошті.
2. Девід Пог «10 головних порад щодо економії часу за допомогою гаджетів»
Технології одночасно можна назвати благословенням і прокляттям нашого часу. Вони спрощують спілкування і роботу. До того ж існує безліч корисних додатків, які допомагають планувати повсякденні справи та підтримувати корисні звички. Але гаджети можуть і відволікати. За даними RescueTime, сучасна людина проводить з телефоном понад три години в день, а в активних користувачів цей показник ще на півтори години більше.
У короткому виступі на TED технічний оглядач Девід Пог розповів, як використовувати сучасні технології для організації часу. На перший погляд, такий підхід економить лічені секунди, але якщо застосовувати кілька порад одночасно, результат буде більш істотним.
3. Тім Урбан «Як влаштований мозок прокрастинатора»
Прокрастинація — це реальна проблема і головний ворог організованості. Чому люди відкладають справи на потім? На це питання намагається відповісти Тім Урбан, засновник сайту Wait But Why.
Порівнюючи мозок організованої людини й прокрастинатора, він іронічно зауважує: «І там, і там є “раціональний чоловічок”, але в мозку прокрастинатора ще є “мавпочка миттєвого задоволення”». Варто запланувати продуктивну роботу, як з’являється «мавпочка» і намагається їй перешкодити. У підсумку замість потрібних справ людина займається чимось веселим і марним — особливо, якщо у завдання немає чітких термінів виконання.
Наближення дедлайну трохи покращує ситуацію, викликаючи «панічних монстрів». Вони лякають «мавпочку», і людині вдається повернутися до роботи. Але така модель поведінки пов’язана з непотрібним стресом і нераціональним розподілом часу — наприклад, коли доводиться за пару днів виконувати проєкт, на який було відведено два тижні.
Що робити? Тім пропонує задуматися про справи, які ми відкладаємо на потім. Якщо вони наближають нас до наших цілей, то краще почати дії сьогодні, щоб отримати бажане швидше.
4. Девід Грейді «Як врятувати світ (або хоча б себе) від поганих нарад»
Наради — це неминуче зло. З одного боку, вони можуть поліпшити взаємодію, підвищити залученість і креативність. Крім того, планерки потрібні, щоб співробітники залишалися в курсі справ і розв’язували проблеми спільно. Але в результаті вони часто перетворюються на марнування часу.
У своєму виступі на TED Talk 2013 року Девід Грейді пропонує уникати непотрібних нарад і брати участь тільки в тих зустрічах, які дійсно необхідні. Як відрізнити корисну нараду від марної? У першої повинна бути конкретна мета.
Якщо її немає, ввічливо відхиліть запрошення або обмежтеся телефонним дзвінком замість повноцінної участі у зустрічі.
5. Кріс Бейлі «Більш людяний підхід до продуктивності»
Справа не в кількості справ, а в тому, скільки з них наближають нас до мети. Завантаженість не дорівнює продуктивності: люди часто встигають роблять безліч речей, але все одно відчувають, що втрачають щось важливе. При цьому багато часу йде на справи, які не так важливі.
Експерт з продуктивності Кріс Бейлі вважає, що для розв’язання цієї проблеми потрібно розібратися з намірами. У своєму виступі 2016 року Бейлі пропонує щодня вибирати три основних завдання і приділяти їм максимум часу, уваги та енергії.
6. Енді Паддікомб «10 хвилин для усвідомленості»
Коли ви в останній раз нічого не робили? Швидше за все, цілу вічність тому.
Експерт з усвідомленості Енді Паддікомб вважає, що десять хвилин бездіяльності в день необхідні кожному. Це допоможе сфокусуватися на сьогоденні й підвищити продуктивність.
7. Паоло Кардіні «Однозадачність замість багатозадачностісті»
Багатозадачність не працює — людський мозок просто не здатний концентруватися на декількох речах одночасно. За даними досліджень, виняток становлять лише 2,5% людей.
У своєму виступі дизайнер Паоло Кардіні пояснює, чому однозадачность — більш ефективна стратегія. Такий підхід дозволяє направити всю увагу на досягнення однієї мети, домагаючись максимальної продуктивності. Концентрація дозволяє уникнути інформаційного перевантаження, яка зазвичай уповільнює процес роботи.
8. Джейсон Фрід «Чому ми не працюємо на роботі»
Джейсон Фрід, співзасновник і президент 37signals, провів опитування, щоб дізнатися, куди люди прямують, коли хочуть щось зробити. Офісу в списку не виявилося, і це не дивно: там повно чинників, що відволікають. Фрід називає їх M&Ms: Managers and Meetings (менеджери та зустрічі).
Щоб підвищити ефективність, скоротіть кількість зустрічей у вашому розкладі — залиште тільки ті, у яких є чітка мета. Фрід рекомендує керівникам повністю звільнити від нарад один день тижня і дозволити співробітникам працювати там, де вони хочуть. Є й порада, актуальна для всіх: відключайте гаджети, коли хочете зосередитися.
9. Рорі Ваден «Менше означає більше»
У сучасної людини є безліч інструментів для підвищення власної ефективності. Чому, попри всі ці технології та нескінченні списки, нам як і раніше здається, що ми нічого не встигаємо?
«Всі наші знання про тайм-менеджмент не відповідають дійсності», — вважає Рорі Ваден, консультант з лідерства з Нешвілла. Замість того, щоб складати списки, розставляючи пункти за ступенем терміновості й важливості, Ваден пропонує мислити інакше: «Запитайте себе, які з сьогоднішніх справ зроблять ваш наступний день краще?»
Наприклад, настройка онлайн-оплати рахунків. На вирішення цього завдання потрібно витратити якийсь час, але в довгостроковій перспективі це безперечно дозволить його заощадити.
Ваден пропонує ставити собі чотири питання для звільнення часу.
- Чи можу я відмовитися від виконання цього завдання?
- Якщо ні, то чи можна якось автоматизувати його рішення?
- Чи можна делегувати завдання або навчити когось іншого виконувати його замість мене?
- Чи обов’язково вирішувати завдання прямо зараз або можна зробити це пізніше?
10. Девід Аллен «План звільнення особистого простору»
Опублікувавши у 2001 році бестселер «Як привести справи в порядок», Девід Аллен став визнаним експертом в питаннях особистої продуктивності. У своєму виступу на TED Talk у 2014 році Аллен стверджує, що головне в будь-якій справі — це план. В іншому випадку є ризик дотягнути до крайнього терміну, що призводить до непотрібних стресів і зміщення пріоритетів.
БІЛЬШЕ ЦІКАВОГО:
- Чи може прокрастинація на роботі мати позитивні наслідки?
- 7 порад ефективного тайм-менеджменту</li>
- Додатки-планери: які вони є та як їх правильно використовувати?
Джерело: Entrepreneur