7 порад ефективного тайм-менеджменту

Томас Оппонг (Thomas Oppong), засновник AllTopStartups вважає, що при вірному розпорядку дня можна виконати за один день такий об’єм роботи, на що іншим людям необхідно було б витратити тиждень. У своїй замітці на Medium він поділився лайфхаками, які допомагають йому працювати максимально продуктивно.

Задумайтесь на хвилинку про те, як проходить ваш типовий день – починаючи з моменту, коли ви сідаєте за роботу та до її завершення. Якби ви могли вибирати як саме ви проводите свій день, скільки б часу ви витратили на реальну роботу? А скільки б пішло часу на те, що вас відволікає?

Нещодавнє дослідження показало, що на весь день британські офісні робітники продуктивні в середньому лише 2 години 53 хвилини. Неочікувано, чи не так? Більша частина опитуваних повідомила, що багато часу йде на перевірку соцмереж, читання новин, заварювання кави або чаю та особисті дзвінки.

Аби виконати більше за короткий строк, вам потрібно визнати, що можливо на роботі ви щось робите не так. Для цього потрібно проаналізувати свою поведінку та визначити, що працює, а що треба виправити.

Головне – обрати час

Хороший перший крок на шляху до збільшення продуктивності – це зробити собі якусь звичку, яку ви будете виконувати під час піку своєї ефективності. Пам’ятайте, що у кожної людини найвища активність відбувається у свій час – якщо Бенджамін Франклін (Benjamin Franklin) був продуктивніший зранку, то у вас може бути по іншому.

Ваш хронотип (індивідуальний характер добової активності, тобто «сова» ви чи «жайворонок») тісно пов’язаний з вашим рівнем енергії у різний час доби. Дослідження біолога Крістофера Рендлера (Christoph Randler) говорить про те, що хронотип людини на 50% обумовлений генетикою. Зрозуміло, що будь-яка людина може перевчитися на інший хронотип, але простіше все-таки змиритися зі своєю природою.

Біхевіорист Ден Аріелі (Dan Ariely) вважає, що в основному люди почувають себе продуктивніше зранку. Зазвичай час продуктивності приходиться на перші дві години після пробудження. Але вам краще вибрати той час, який пасує саме вам.

Продуктивність залежить саме від вашої енергії

Ви ніколи не задумувались, чому ви часто виконуєте більше роботи у понеділок, а не в п’ятницю? Секрет тут простий – на початку тижня ви відчуваєте приток енергії. Цілком нормально, якщо у вас є непродуктивні дні та ви відчуваєте себе вижатим як лимон після середи.

Якщо ви будете добре відпочивати, то кожного дня ви зможете приступити до нової роботи зі свіжими силами. Для цього вам потрібно кожного вечора повноцінно розслаблятися, не думати про роботу та спати по 8-9 годин.

Не варто нехтувати сном. Для кращої продуктивності потрібно взагалі не думати про роботу на вихідні дні – не перевіряти пошту, не брати до рук телефону, тощо. Можливо, для когось буде важко дотримуватися такого розпорядку – особливо, якщо ви звикли проводити час в компанії ноутбука або смартфона. Але якщо ви навчитесь відпочивати, то будете працювати з задоволенням та з великим запасом енергії.

Не потрібно витрачати ранок на планування своїх справ

Якщо щоранку ви будете дивитися на свій список справ на тиждень, то не буде розуміти, з чого почати та так нічого і не досягнете. Не потрібно перевантажувати свій день.
Після роботи, прямо перед тим, як піти з офісу, запишіть найважливіші завдання, які вам необхідно завтра виконати. У списку не повинно бути більше п’яти пунктів та на його зіставлення витратиться біля 20 хвилин.

Джулія Моргенштерн (Julie Morgenstern), автор книги «Ніколи не перевіряйте пошту зранку», рекомендує скласти такий список саме перед сном.

«Якщо ви чекаєте ранку, щоб спланувати свій день, то ви гаєте час – говорить вона. Поки ви все заплануєте, буде повноцінний день».

Можна також скласти список найважливіших справ на тиждень та переносити з нього найпріоритетніші у список завдань на день.

Керуйте енергією, а не часом

Я – ранкова людина, й після 12 годин дня моя енергія починає вичерпуватися. Тому після обідньої перерви я не можу займатися справами, якими мені не хочеться займатися. Зранку я намагаюся перш за все вирішити складні й важливі завдання на день.

Інтенсивна робота у години продуктивності дозволить вам досягти більших результатів, ніж якби ви працювали декілька днів, але втомлювалися та постійно відволікалися.

Якщо кожного разу о третій годині дня ви відчуваєте сонливість, то не варто примушувати себе працювати – так ви лише зробите собі гірше. Краще прогуляйтеся або ж поспіть 10-20 хвилин, якщо це можливо.

Привчайте себе готувати до роботи

Багатьом людям дуже часто надто важко підготовитися до роботи. Якщо ви не знаєте, за яку справу взятися передусім, то скоріш за все, ваш ранок пройде в прокрастинації та буде витрачений даремно.

Розплануйте порядок дій, який буде сигналізувати вашому мозку та тілу, що пора приступити до роботи. Він може бути простим: ось ви їдете на роботу, берете чашку кави, готуєте свій робочий стіл, продивляєтесь список завдань на день та беретесь до діла.

Ці дії привчать вас переходити до режиму зосередженості. Якщо ви маєте навушники, нехай вони будуть знаком того, що пора працювати. Якщо ж ви їх надягли, то більше не відволікайтесь та займіться справою. Можна ще скласти плейлист, який буде налаштовувати вас на робочий лад.

Розбивайте робочий день на частини

Якщо ви будете сидіти за монітором вісім годин, то швидко втомитесь та не зможете фокусувати увагу на справі.

Одне дослідження показало, що регулярні короткі перерви покращать концентрацію на 16%. Інше дослідження показує, що довгі періоди продуктивної роботи, що мають 15-хвилинні перерви збігаються із природними циклами людини.

Так що важливо своєму мозкові давати перерву після довготривалої роботи. Регулярні перерви покращать креативність, а якщо ви будете їх пропускати, то можете зіткнутися з такими наслідками, як стрес, перевтома і творча криза.

Ставте собі дедлайни

Коли у вас є багато часу для виконання роботи, це зовсім не означає, що ваша продуктивність значно зросте. Насправді дослідження показують, що обмежена кількість часу на завдання підвищує швидкість роботи.

Тільки уявіть – ви маєте весь ранок чи день, аби виконати те чи інше завдання. Скоріш за все, ви не будете поспішати та будете відволікатися на каву, перевірку пошти чи читання стрічки в соціальних мережах. Але якщо у вас є всього одна година, то ви напевне зберетесь із силами та будете працювати, не відволікаючись. Тому спробуйте поставити собі жорсткі дедлайни та використовувати таймер.

БІЛЬШЕ ЦІКАВОГО:

Джерело: Medium

 

Читайте также:

4 простих кроки щоб отримати клієнтів не покладаючись на біржі фрілансу

Як уникнути вигорання після відпустки? Дієві поради

Як за рік прочитати сотню книг? Дієві поради від експерта по продуктивності

10 сервісів для складання резюме, які вас здивують функціональністю