Додатки-планери: які вони є та як їх правильно використовувати?

Зазвичай, коли час надто важливий для вашої роботи, то ним потрібно навчитися керувати в повному об’ємі. Щоденно справлятися з великим потоком інформації в голові надто складно. В таких випадках стануть в пригоді додатки, що планують ваші справи (планери).

Коли ви чуєте слово «планування», в уяві виникає силует товстого щоденника в шкіряній обгортці, де описаний цілий список щоденних завдань. Але у рамках сучасних реалій цей спосіб втратив свою актуальність, поступаючись при цьому різноманітним сервісам та додаткам, котрими можна легко користуватися як з десктопу, так і через мобільний додаток.

   Jira

Особливості додатку Jira:

  • велика кількість розширень;
  • можливість інтеграції з іншими сервісами;
  • отримання аналітики окремо по проектах;
  • синхронізація з системою документування.

Остання особливість дуже важлива, оскільки багато компаній відчувають потребу у створенні власної бази даних, де можна:

  • зберігати матеріали по проектах;
  • вести протоколи з описом необхідних ризиків та обговорень;
  • вести список завдань (з можливістю відстежування історії), бізнес-процесів;
  • призначити завдання та їх виконувачів, відстежувати виконання.

Синхронізація з сервісом Confluence дозволяє створювати внутрішній портал, доступ до якого отримують лише учасники вашої компанії. Завдяки широким можливостям формування сторінки можна виконувати не тільки інформаційно корисними, а ще такі, що легко зчитуються та інтуїтивно зрозумілими.

Trello

Проста, але візуально приємна система, де можна створювати та переміщувати завдання в вигляді карток. Тобто, ми формуємо певну дошку для проекту/відділу з можливістю відстеження та обговорення завдань.

Будь-яка картка в Trello може бути як проектом в цілому (всередині якого існують свої цілі, чек-листи, робочі документи, посилання на «Гугл диск», зображення), так і звичайним хвилинним завданням.

Конкурентна перевага сервісу – це доступність. Можна використовувати безкоштовну версію з обмеженим функціоналом.

Усі документи, розмір яких понад 10 Мб в безкоштовній версії можна вивантажувати посилання на гугл-диск. Але варто зазначити, що у сервісі відсутня можливість синхронізації декількох завдань та використання типових шаблонів, що дозволить значно зекономити час.

Працювати можна як в групі, так і індивідуально. Кожен менеджер має свою trello-дошку та володіє правами у групі, де можна відстежувати завдання колег та задавати спільні дедлайни.

Мобільна версія цього планеру не така зручна, як десктопна версія.

Зв’язок Google-сервісів

Синхронізація пошти, диску та календаря – вічна класика.

  • Зручне керування;
  • Доброзичливе налаштування сповіщень;
  • Спільне користування.

Така зв’язка дозволить зручно планувати п’ятихвилинки, наради та тому подібне. По корпоративному календарі зручно відстежувати подібні заходи.

Сповіщення розповість про учасників зустрічі, місце, дає порядок денний. Документи можна прикріпити посиланнями на диск та не непокоїтись, що хтось забув щось комусь надіслати. Це невелика допомога у плані розподілу приміщень – одразу видно, коли та до якого часу зайнята та чи інша переговорна кімната. Крім загальних корпоративних подій, можна формувати особистий календар.

amoCRM

Перша та важлива фішка – це інтеграція з Google Calendar, нема ризику пропустити дзвінок або зустріч. Особливо корисно використовувати додаток у відрядженнях, коли на рахунку кожна хвилина.

Ця система дуже зручна при роботі з клієнтами. Сервіс не потрібно завантажувати, тому що його в один клік можна розвернути у браузері.

Зручний інтерфейс, одна картка – один клієнт: збереження дзвінків, ситуації, прийнятих рішень, система нагадування по кожному. Присутня система продаж, де можна власноруч переміщувати угоди. Зі створенням кастомних завдань впорається навіть дилетант.

У сервісі існує інтеграція з телефонією. Можна повернутися до запису дзвінків та знайти пункт, який цікавить при розмові спеціаліста з клієнтом.

Така система відрізняється простотою, інтуїтивністю та відсутністю хаосу в системі. Але технічна підтримка amoCRM залишає бажати кращого.

Додаткове

Окрім вище зазначених сервісів варто відзначити Evernote, який навіть можна використовувати для запису аудіо. Буває так, що цікава думка або ідея може спасти на думку в поїздці або ж перед сном. Функція аудіо нотаток не дозволить вам збитися з думки та забути її.

Гнучкий сервіс постановки завдань Weeek також має попит. В цій програмі можна керувати пріоритетами та задавати самим собі дедлайни. Дуже зручно.
У такій програмі, як Wunderlist, всі замітки можна тегувати, групувати та надсилати по інтеграції поштою.

В кінці варто запам’ятати наступне: будь-який спосіб планування часу має розв’язувати проблеми користувача. Що б ви не обрали, чи то простий планер за принципом «to do», замітка в телефоні, надіслане собі повідомлення-нагадування про справи або складніший сервіс з синхронізацією у «хмарі», — планер повинен допомагати вам керувати вашим часом та досягати ваших цілей.

БІЛЬШЕ ЦІКАВОГО:

Читайте также:

Чи є перфекціонізм ворогом нашої ефективності?

Як відкрити дивовижну силу вашого мозку і стати кращим студентом

6 інструментів для покращення продуктивності

7 порад ефективного тайм-менеджменту