В Міністерстві освіти і науки України впроваджується система електронного документообігу. Проект реалізує Альянс сприяння прозорому управлінню освітою в Україні (UТЕMA), діяльність альянсу спрямована на те, щоб допомагати МОН ввести електронний документообіг та інші електронні рішення, і таким чином зробити роботу Міністерства прозорішою, а надання всіх освітніх послуг — підзвітнішим громадськості.
Про те, як державні органи в освітній галузі переходять на електронний документообіг нам розповів Ярема Бачинський, директор Проекту USAID «Альянс сприяння прозорому управлінню освітою в Україні (UTEMA)».
Ярема Бачинський
Хто запроваджує електронний документообіг в МОН
Альянс сприяння прозорому управлінню освітою в Україні (UTEMA) – це проект міжнародної технічної допомоги, що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та адмініструється Американськими Радами з міжнародної освіти ACTR/ACCELS. Починаючи з травня 2016 року, в рамках Проекту USAID «Альянс сприяння прозорому управлінню освітою в Україні – UTEMА», впроваджується електронний документообіг в Міністерстві освіти і науки. Проектом передбачений поетапний перехід до системи електронного управління і документообігу – спочатку в рамках Міністерства, а згодом – в інших установах освітньої сфери.
Нововведення вимагають певних інституційних змін в роботі МОН, і на підтвердження готовності та інтересу до впровадження таких змін Міністерство вже підписало меморандум з Американськими Радами з міжнародної освіти. Документ передбачає поетапне впровадження в Міністерстві модернізованої системи електронного документообігу (СЕД), а відповідним наказом затверджено технічні вимоги до такої системи. Проект передбачає також розробку електронної системи фінансової звітності для вищих навчальних закладів. Таку систему буде створено та апробовано на базі пілотної когорти вишів, з можливістю поширення практики електронної фінансової звітності на всі заклади вищої освіти в Україні.
Варто зазначити, що технічним партнером проекту виступає «Microsoft Україна», яка всіляко сприяє реалізації освітніх ініціатив. За основу СЕД взято систему електронного документообігу Адміністрації Президента України (СЕД АПУ), яку безкоштовно передадуть і адаптують під потреби МОН. СЕД АПУ дозволяє паралельно працювати над одним документом та уникати його дублювання, що суттєво підвищує оперативність виконання. У будь-який момент держслужбовець може знайти документ за номером, темою або контекстом, визначити відповідального за його опрацювання та побачити статистику затримки кожним зі співробітників. Такий контроль виконання документу на всіх етапах його «життя» робить підготовку документів більш прогнозованою і керованою.
Про інновації проекту UTEMА
Головна інновація, про яку вже згадувалося, – впровадження системи електронного документообігу, коли створення документів та їх опрацювання відбувається в електронному вигляді, майже без паперів, коли вхідна та вихідна кореспонденція зберігається в єдиній системі, а документ підписується персональним електронним цифровим підписом. На практиці це означає, що основним робочим інструментом службовця є його робочий комп’ютер, а фізичне переміщення стосів документів «на підпис» зведене до мінімуму. Електронний документообіг покликаний покращити якість управління в сфері освіти та зробити державну службу більш ефективною, прозорою, сучасною і цікавою.
Всі робочі процеси в СЕД можна гнучко налаштувати, що дозволяє враховувати особливості здійснення будь-яких функцій. Система надає доступ до розвинутої аналітики та звітності, які дозволяють аналізувати бізнес-процеси та приймати ефективні управлінські рішення. До впровадження СЕД співробітники МОН зберігали робочі документи на зовнішніх носіях і працювали з паперовими документами. Окремо зазначимо, що при створенні нової е-системи будуть враховані всі вимоги законодавства щодо захисту інформації та персональних даних.
Інсталяція «Бюрократ і Я», що виражає суть двох різних світів — паперового та електронного
Про новий рівень прозорості
Проект націлений максимально оптимізувати всі ділові та управлінські процеси в Міністерстві, що так чи інакше підлягають документуванню, для того, щоб ці процеси стали стандартними та прозорими. Кожен крок документального опрацювання будь якого питання службовцями МОН буде повноцінно та описово зафіксовано в базі СЕД: можна завжди прослідкувати де, ким, коли, як і – до певної міри, чому – затверджено конкретне управлінське рішення чи відповідь на документальний запит. Нова системна прозорість звузить поле для можливих зловживань службовцями, ускладнить проведення нерегламентованих чи незаконних рішень й, що головне, змусить увесь колектив МОН злагоджено працювати за єдиним, зрозумілим і, даруйте, об’єктивним каноном.
Користь проекту UТЕMA для пересічних громадян
Впровадження електронних рішень підвищить ефективність роботи МОН за рахунок автоматизації основних процесів діловодства, а це означатиме перехід на новий рівень взаємовідносин з громадянами і надання якісніших освітніх послуг. Всі три цілі проекту — створення інституційної основи, розробка та втілення системи електронного документообігу та інформаційного забезпечення, а також розробка і випробовування електронної системи фінансової звітності вишів до МОН принесе відчутну користь як держустановам, так і людям, які мають із ними справу.
Міністерство отримає чітку нормативно-правову базу для підтримки систем електронного урядування в щоденній роботі. З іншого боку, навчені працівники центрального апарату та інших установ МОН, що дійсно користуються системою і які є відповідальними за роботу із внутрішніми та зовнішніми документами, сприятимуть збільшенню продуктивності роботи МОН. Тисячі звернень від громадян (що означало створення тисяч паперових документів) тепер зможуть оброблятись електронно та набагато швидше.
Важлива група непрямих бенефіціарів — це українські ВНЗ та інші навчальні заклади, а також органи управління освітою на регіональному та місцевому рівнях, які обмінюються даними або співпрацюють в певних питаннях з МОН. Якість взаємодії МОН з місцевими та регіональними органами підвищиться за рахунок ефективної та прозорої системи обробки електронних документів. Переваги від реалізації цілей UТЕMA відчує на собі безліч спільнот як зі складу уряду, так і з неурядового сектору. Загалом, підвищення ефективності держустанов у сфері освіти призведе до підвищення стандартів обслуговування широкої громадськості — викладачів, студентів та їх батьків.
Непростий шлях реформ в держсекторі
Реалізація реформ в держорганах — це завжди складний і довготривалий процес, який вимагає співпраці усіх сторін. Але технічний прогрес не стоїть на місці й технології зараз відіграють важливу роль не тільки в бізнесі, а й в процесі управління країною. Багато суспільств «оцифровуються», функціонують за принципами електронного врядування, що значить використання технологій для реалізації поставлених цілей у державній сфері. Україна не може та й нам не вигідно існувати поза цими процесами — перехід до інформаційного суспільства почався із затвердження відповідних законодавчих постанов ще в 2007 році, але тільки в останні роки він набирає обертів. Міністерство освіти, в свою чергу, визнає важливість таких процесів і всіляко сприяє інтеграції нових рішень. З іншого боку, використання нових е-систем для роботи із документами вимагає від держслужбовців нових навичок, і саме тому найближчим часом проводитимуться тренінги для усіх користувачів — від міністра до бухгалтера. Сформуються нові стандарти роботи держслужбовців, які отримають необхідні навички для швидкого реагування на виклики в сучасних робочих умовах.
Іншою перешкодою на шляху впровадження СЕД була відсутність ресурсів та необхідної інфраструктури. Саме тому в рамках проекту оновлюється технічне та програмне забезпечення Міністерства, що стане основою для належного функціонування е-систем. Першочергова задача Альянсу UTEMA, щоб Міністерство слугувало прикладом успішного втілення принципів електронного управління, досвід якого міг би поширюватися на регіональні відділення та запозичуватися іншими урядовими установами.
Представники проекту UTEMA на заході «Тренінг щодо впровадження автоматизованих систем у ВНЗ», який організувала «Microsoft Україна» спільно з Адміністрацією Президента
Про участь кожного
Не слід забувати, що держава — ця велика бюрократична машина — була створена, в першу чергу для того, щоб обслуговувати інтереси людей, а не навпаки. Тому кожен свідомий громадянин має бути зацікавлений у тому, щоб до нього ставились як до людини, хай це буде в лікарні, чи то в паспортному столі, чи в університеті. Кожен громадянин заслуговує і має вимагати гідного ставлення та якісних послуг зі сторони держави, а сьогодні технології сприяють цьому, полегшуючи взаємодію між державою та населенням.
Кожен громадянин може внести свій вклад у реалізацію проекту і розвиток е-управління в освіті. Підтримка проекту з боку суспільства сприятиме переходу держорганів до роботи із сучасними технологічними рішеннями. Наш проект висвітлюватиме актуальні новини та тренди у е-врядуванні на сторінці в Facebook, а також на нашому сайті, й ми заохочуємо кожного підписатися та слідкувати за оновленнями.
БІЛЬШЕ ПРО ІННОВАЦІЇ В ОСВІТІ: