Веб-розробник та керівник кількох стартапів Едрієн Джолі (Adrien Joly) у своєму блозі блискуче описав, чому він надає перевагу електронному листуванню і переважно ніколи не піднімає трубку, якщо йому хтось телефонує. Ми вже писали, чому сучасне покоління використовує смартфони як завгодно, але тільки не для розмов — і тому не могли пройти повз його публікацію (тим більше, що в нашій редакції теж є люди, які не люблять телефонних розмов). Отже, чому люди зазвичай ігнорують ваші телефонні дзвінки та не піднімають слухавку?
Причина №1 — Людина зараз зайнята
Щоб ви не збирались сказати у цей момент, воно в 90 випадках зі 100 не є настільки терміновим, аніж те, що я роблю просто зараз. Коли людина працює чи проводить час із близькими, то ненавидить, якщо її переривають. А здебільшого телефонують сторонні тому, що їм це в даний момент «зручно» — при цьому це не обов’язково зручно тому, кому ви телефонуєте. І як би самозакохано та по-негідницьки це не звучало, але якщо замовник чи партнер доручив якусь задачу мені, то він може бути впевнений, що я паралельно не домовляюсь телефоном про ще низку завдань від інших замовників, котрі відволікають та переривають поточну роботу. Програмісти так фокусуються на програмуванні, журналісти — на написанні текстів тощо.
Рішення просте: Якщо вам дійсно треба сказати щось дуже термінове, набагато ефективнішим буде надіслати SMS чи електронний лист.
Причина №2 — На телефоні зібрано список завдань та робочий графік, який людина дивиться просто зараз
Більшість вхідних дзвінків стосуються планування зустрічей, перемовин чи поточних нагальних завдань — при цьому люди по інший бік слухавки не усвідомлюють, що одночасно говорити та маніпулювати списком завдань, календарем чи системою планування завдань не так вже й просто.
Рішення проблеми: Відіслати лінк на завдання чи запитати про вільне «вікно» у робочому чи особистому графіку — і зробити це, знову ж таки, за допомогою електронної пошти чи SMS. При цьому будьте готовими, що людина і в цьому випадку вам відмовить із об’єктивних причин.
Причина №3 — Після телефонного дзвінка немає жодних фіксованих «наслідків» розмови
Обговорення важливих завдань та прийняття рішень під час телефонної розмови — швидкий процес, проте він не залишає жодних «слідів», артефактів, фіксованих домовленостей на папері чи на екрані. І потім замовник чи начальник починає із вами сперечатися, наполягаючи, що він чи вона вам «це казали», а ви проігнорували і не зробили. Але в жодної із сторін немає ніяких доказів, що про це дійсно йшлося.
Саме тому практика навчила кожну телефонну розмову супроводжувати пост-фактум електронним листом із коротким переліком прийнятих рішень чи досягнутих домовленностей.
Рішення проблеми: замість того, аби важливі рішення приймати чи обговорювати телефоном, набагато ефективніше зробити це одразу за допомогою email.
Причина №4 — Ви не надто гарно формулюєте свої думки та висловлювання
Дзвінок телефоном — це неначе вигулькнути у чужому офісі як Пилип з конопель. Це зручно та легко для того, хто вам телефонує, але не для вас. Ваш співрозмовник може вам зателефонувати і почати обмірковувати питання чи пропозицію вголос, бо в нього не було часу як слід сформулювати свої думки перед цією розмовою. Натомість вам доводиться слухати вербалізований потік думок із нечіткою метою («що ж саме він мені хоче сказати? про що вона взагалі прагне дізнатися?») — часто половина сказаного навіть напряму не стосуватиметься вас. І ви просто витрачаєте час, допоки на іншому боці слухавки «відполірують» та сформулюють думку.
Рішення є: Написати продуманого електронного листа з усіма складовими, думками та коригуваннями буде більше ефективно та корисно для обох ділових співрозмовників, аніж раптово заскочити вашого співрозмовника своїм потоком слів та припущень.
Причина №5 — Безкінечно повторювати одне і те ж великій кількості людей коштує часу та зусиль
Якщо доводиться контактувати з великою кількістю замовників чи тих, хто пропонує вакансію, з інвесторами чи з тими, хто виконує пітч свого стартапу для вас, комунікація телефоном ризикує стати справжнім випробуванням. Оскільки розробника, наприклад, важко спокусити простою пропозицією «стати кофаундером», доводиться один і той же пітч виголошувати десятки разів. У такому підході можна розгледіти дві проблеми:
- повторювання одного і того ж може знизити ваш запал та спонтанність вашого мовлення;
- проговорюванню вголос одних і тих же тез забирає чимало часу.
Вирішити цю проблему можна так: Знову звертаємось до електронної пошти, копіюємо та трохи видозмінюємо текст для різних пітчів — заощаджуємо власний час на розсилання десятків пропозицій, а також економимо час протилежної сторони (якій не доведеться вислуховувати, допоки ви сформулюєте свою пропозицію).
Причина №6 — «Ваш дзвінок ставить мене в даний момент у незручне становище»
Коли ви працюєте в офісі як найманий співробітник компанії, вам інколи телефонують рекрутери, причому роблять вони це у робочий час. Їй, схоже, навіть на думку не спадає, що кандидат в цей час знаходиться на своїй нинішній роботі, і це виглядає трохи незручно і навіть дивно, коли він почне обговорювати «цікаву пропозицію» із більшої зарплатою чи перспективами просто перед столом свого поточного начальника у open-space. Ви здебільшого ніколи не знаєте, в якій ситуації перебуває ваш співрозмовник прямо зараз і чи правду він вам відповість на ваше запитання «чи зручно йому зараз говорити».
Вирішити це можна так: Якщо вам справді потрібно поговорити із цією людиною виключно телефоном, то варто домовитись заздалегідь про зручний час для телефонної розмови (про те, як це можна і варто робити, ми вже говорили, коли розглядали причину №2).
Причина №7 — У людей погано із пам’яттю, і вони забувають вам перетелефонувати
І остання в цьому списку, але аж ніяк не остання за значимістю причина — у автора цих рядків (як і в багатьох із нас) є проблеми із пам’яттю на імена та обличчя. І тому він досить швидко забуває, а щоби не плутатись, то під час зустрічей чи знайомств із новими людьми робить швидкі помітки про ім’я, місце, час та обставини зустрічі чи розмови.
Тож якщо особисто вас ваш співрозмовник не знає, а ви зателефонували йому і презентуєте свій проект чи розповідаєте про себе телефоном, ймовірність того, що про це забудуть, є досить високою. Коли ж йдеться про пропущений чи проігнорований дзвінок (з причин, що вже були наведені вище) — то тут взагалі ймовірність забуття сягає 100%.
Вирішення проблеми: Тут ми вкотре повертаємось до старої доброї електронної пошти — презентація себе та свого проекту, нагадування про себе поштою дають вам більше шансів на продуктивне продовження діалогу.
У кожного можуть бути свої одна чи декілька причин одразу, аби не піднімати слухавки. Головне ставитись до цього із розумінням та повагою — і не «видзвонювати» десятки разів на день.; тоді результативність вашого ділового спілкування буде набагато вищою.
Джерело: medium.com/life-tips