Списки задач стали обязательным атрибутом нашей работы и жизни: электронные и написанные от руки, они — атрибуты занятых и успешных людей. Впрочем, есть и те, кто осознанно избегают списков задач: хотят гибкого графика и опасаются, что список дел может ограничить их свободу принятия решений. Однако работы становится всё больше, и нужен чёткий план действий.
В списках нет ничего сложного и опасного для вашей свободы и креативности — зато есть как минимум 3 причины, почему составленный список дел полезен для вашего мозга.
1. Улучшение процессов запоминания
Составление списка дел аналогично конспектированию во время чтения книг или прослушивания лекций. Делая заметки, вы фильтруете внешнюю информацию, обобщаете её в голове, а затем записываете. Конспектирование позволяет выделить из услышанной информации самое основное и запомнить это намного лучше чем, если бы это было просто прочитано или услышано.
Составляя список, вы тренируете свой мозг. Даже если вы уже успели обдумать задания, которые необходимо выполнить, составление списка и распределение его пунктов в порядке первоочерёдности заставляет проделывать дополнительную работу. Мозг решает, какие фрагменты информации отложить, а какие — обработать сейчас. Другими словами, чем больше вы работаете с информацией, тем лучше её запоминаете. Со временем вам сравнительно легко вспомнить список задач, даже не заглядывая в него.
2. Превращение абстрактных целей в конкретные дела
Вам намного важнее завершить большой комплексный проект, чем отрабатывать n-ое количество часов в день или неделю. Но такие проекты обычно представляют собой абстрактные нечёткие цели, осуществить которые вы планируете в течение нескольких недель или даже месяцев. Достичь их будет непросто, особенно если вы не «разделите» их на конкретные действия по неделям, дням и месяцам.
Предположим, вы собираетесь написать книгу. Этого не сделать, если сначала вы не потратите время на изучение темы, затем на непосредственное написание материала, и, наконец — на тщательноен редактирование. Каждый из этих этапов требует времени, и такие затраты оправдывают себя: планирования всех составляющих целей поможет приблизиться к осуществлению основной. Работая над мелкими задачами, вы будете не только дополнять их, но и придумывать новые. Иногда мы с удивлением ловим себя на том, что не считали что-либо важным для достижения нашей основной цели до тех пор, пока не начали работать со списком дел, которые входят в достижение цели. Если вы обдумываете, вносите правки и изменяете приоритетность пунктов своего плана – значит, вы на верном пути к достижению глобальной цели.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
3. Избавление от «мусора»
Списки задач остаются незавершёнными по многим причинам: отвлекающие факторы на работе, непредвиденные события, ежедневный поток электронных писем, общение внутри команды и за её пределами регулярно мешают заниматься запланированными делами. Не стоит забывать и о деловых встречах, в которые нас постоянно втягивают.
Но после того как вы напишете список необходимых дел, вы должны освободить для них место в своём распорядке. Используйте специальный календарь, ведение и заполнение которого станет полезным упражнением. Это выводит мозг из реактивного состояния и заставляет думать о долгосрочных перспективах. Всегда планируйте на несколько недель вперёд, пока в календаре ещё есть свободное место. Старайтесь всегда вовремя выполнять важные задания.
Бывает так, что в календаре не остаётся места для всех необходимых задач; не стоить переживать по этому поводу. Это поможет осознать, что вы были перегружены второстепенными задачами, которые «съедали» время, необходимое для чего-то важного. За составлением списка дел следует необходимость реорганизации рабочего дня. Если ваш распорядок ограничен требованиями руководства, попытайтесь обсудить все подобные моменты. Вы можете показать начальнику свой календарь, объяснив, насколько мало времени у вас остаётся, чтобы завершить важный проект — и попытаться урегулировать рабочие моменты.
Даж, если большая часть задач в вашем списке так и останется невыполненной, а основной проект с треском провалится – вам будет легче разобраться с причинами неудачи и избежать их в следующий раз. Список дел – не бюрократическая рутина, а помощник, который помогает управлять потоком ежедневных задач и сохранять психологическое равновесие, которое важно для достижения любой цели.
Источник: Fast Company