Під владою Microsoft — чому Україна інвестує в SharePoint для держустанов

В державних органах України масово впроваджується «типова» система електронного документообігу (СЕД) на базі Microsoft SharePoint. Зацікавленість в ній проявили вже десятки держустанов. Найбільшу активність демонструють Вінницька, Полтавська, Тернопільська та Київська області. Але в чому секрет, чому ця система СЕД раптом стала такою популярною?

Під владою Microsoft — чому Україна інвестує в SharePoint для держустанов

Почнемо з історії: СЕД була розроблена силами штатних ІТ-робітників Адміністрації Президента України (АПУ). Роботу над системою, що базується на платформі SharePoint, було розпочато у серпні 2014 року, а вже у лютому 2015 року вона була введена у дослідну експлуатацію в АПУ. Протягом 2015 року в Адміністрації провели чотири повних цикли навчань, оскільки вміння працювати з системою для користувача є надзвичайно важливими. Відповідні знання та навички отримали 428 працівників.

В цей же період спеціалісти виконали тестування. На сьогодні понад 500 співробітників АПУ щодня користуються системою. СЕД надає доступ до розвинутої аналітики та звітності, що дозволяє аналізувати бізнес-процеси та приймати оптимальні управлінські рішення.

 СЕД АПУ: крок за кроком до електронного урядування

СЕД АПУ: крок за кроком до електронного урядування

Нагадаємо, що Microsoft SharePoint являє собою колекцію програмних продуктів та компонентів, яка є базовою інфраструктурою для спільної роботи, платформою для документообігу за рахунок створення «маршрутів» руху документів; пошуку інформації в документах та інформаційних системах; бізнес-аналізу та управління робочими процесами.

За словами Дмитра Шимківа, секретаря Національної ради реформ та заступника Глави АПУ, досвід роботи з системою виявився настільки вдалим, що фахівці вирішили поширити його на інші державні органи і запропонувати розроблену систему безкоштовно. Звичайно, вищезгадана СЕД була створена під вимоги та задачі АПУ, однак системи на базі SharePoint є доволі гнучкими, легко піддаються адаптації та масштабуванню.

Стосовно безкоштовності треба зробити важливе зауваження. В будь-якій системі класу СЕД (ERP чи CRM) найдорожчу частку вартості складає робота із написання коду, конфігурування, адаптації, налаштування та створення документації. І увесь цей комплекс надається відомствам безкоштовно. Але замовник має заплатити за саму платформу: сервер Microsoft SharePoint Server та клієнтські ліцензії на SharePoint.

Дмитро Шимків наголосив, що розроблена система передається фактично за правилами відкритого коду, але доступна лише для держорганів. А отже, хоча авторські права на створену систему і належать розробникам, майновими правами володіє держава. Всі юридичні питання із передачі доступу до системи були погоджені Державним управлінням справами; і будь яка організація може отримати доступ до даної розробки. Представнику держоргану достатньо лише заповнити заявку на сайті АП.

Для популяризації систем 10 березня 2015 року в Українському домі провели її презентацію. Станом на початок липня, зацікавлення у СЕД АПУ висловили 39 установ, 18 міністерств аналізують можливість її впровадження, 10 міністерств шукають фінансування, 21 установа перебуває на етапі прийняття рішення, 19 обласних адміністрації та 22 міські ради також виявили інтерес до системи. В травні 2016-го почалось впровадження системи в ДП «Державний науково-технічний центр з ядерної та радіаційної безпеки» (про цей кейс детально — нижче),  а в червні 2016 року стартувало впровадження СЕД в Нацраді телебачення та радіомовлення.

За словами Дмитра Шимківа, секретара Національної ради реформ (другий праворуч), зацікавлення у СЕД АПУ висловили 39 установ, 18 міністерств аналізують можливість її впровадження, 19 обласних адміністрації та 22 міські ради також виявили інтерес до системи

Дмитро Шимків, секретар Національної ради реформ (другий праворуч), доповідає про зацікавлення у СЕД АПУ зі сторони державних органів та установ

Як впроваджувалась СЕД у Державному науково-технічному центрі з ядерної та радіаційної безпеки

Перед запуском проекту в Державному науково-технічному центрі з ядерної та радіаційної безпеки використовувався виключно паперовий документообіг; і будь-яка автоматизація у роботі з документами була відсутня. І це при тому, що відомство налічувало доволі багато досвідчених і користувачів ПК, і програмістів. Ігор Шевченко, директор Центру, зазначив, що перед остаточним вибором систем СЕД був вивчений досвід закордонних колег, а також різні варіанти таких систем, присутні в Україні. За співвідношенням «ціна-якість» система від АПУ виявилася найбільш оптимальною. Команда впровадження налічувала 4 ІТ-спеціалісти, які попередньо пройшли навчання в АПУ і склали відповідний іспит.

На те, щоб запровадити систему, витратили близько 2 місяців. Перший місяць команда витратила на адаптацію системи під специфічні потреби Центру, виправлення помилок та випробовування. Ще близько місяця відбувалось безпосереднє розгортання СЕД та навчання користувачів.

Як відзначив Ігор Шевченко, основні проблеми під час впровадження були пов’язані з несприйняттям системи з боку рядових співробітників, які не мали звичок роботи з електронною системою — і тому спочатку не хотіли в ній працювати. Втім, за словами Шимківа, впровадження подібних систем — це вкрай непростий процес. Найскладніший етап — запуск системи у продуктивне використання. І тут багато залежить від користувачів і персональної підтримки керівництв. Але керівництво Центру доклало чимало зусиль для запуску СЕД — і все вдалося.

Наразі ця система електронного обігу документів і файлів охоплює близько 200 працівників відомства в Харкові. У найближчі місяці планується її впровадження у філії в Славутичі. В Центрі зауважують, що нововведення дало змогу підвищити ефективність роботи організації, оцінити завантаження кожного відділу та кожного фахівця на підприємстві (чого не можна було досягти за рахунок паперової документації). У перспективі державне підприємство планує позбутися витрат на друк паперових документів (зараз паперовий та електронний документообіг досі працюють паралельно). У майбутньому команда Центру планує створити базу знань та підвищити інформаційну безпеку.

Цікаво, що після завершення проекту ІТ-команда Центру отримала статус партнера АП із впровадження даної системи — і тепер має право допомагати іншим державним установам та підприємствам у впровадженні та налаштуванні цієї розробки. Першим замовником такого пакету послуг буде «Держатомрегулювання»; але не виключено і надання послуг щодо СЕД іншим державним структурам.

ДІЗНАЙТЕСЯ БІЛЬШЕ ПРО ЕЛЕКТРОННЕ УРЯДУВАННЯ В УКРАЇНІ:

Дешевше? Час підрахувати

Як зазначалося вище, впровадження системи було значно здешевлено за рахунок безкоштовної передачі готового комплексу СЕД, однак його не можна назвати нульовим за витратами. По-перше, підприємству довелось придбати один додатковий апаратний сервер вартістю приблизно $7 тис. По-друге, компанія купила ліцензію на серверний продукт Microsoft SharePoint (теж близько $7 тис); сплатила за 200 клієнтських ліцензій на використання Microsoft SharePoint. Вартість однієї ліцензії становить близько $120. Крім того, Центру знадобилось провести деяке оновлення ІТ-інфраструктури — модернізувати локальну мережу та докупити робочі станції для співробітників. Тобто загальні витрати сягнули щонайменше 1 млн грн.

Втім, Центр розглядає впровадження системи як довгострокову інвестицію, адже вона дозволяє значно заощадити гроші під час роботи. Більш того, завдяки отриманому досвіду команда цього державного підприємства може навіть заробити,  впроваджуючи СЕД в інших установах.

Проект «під копірку» чи «вічний Microsoft»?

З позиції IT державні відомтсва та підприємства України потрапили у дивне становище. З одного боку, СЕД від Адміністрації Президента їм ніхто не нав’язує: кожна установа вільна сама собі обирати найоптимальніший продукт. З іншого боку, відносно низька ціна на систему, вже перевірений та успішний досвід, допомога інших держорганів під час впровадження грають на користь системи на базі MS SharePoint від АПУ. Рішення Microsoft SharePoint займають доволі міцні позиції на ринку таких програмних продуктів; більше того, їх популярність постійно зростає. Тому вибір SharePoint не є підозрілим чи невиправданим (хай навіть представники ІТ-спільноти знають, що Дмитро Шимків до переходу на державну службу працював у «Microsoft Україна»).

Україна справді потребує швидкого переходу на «цифрові рейки» — і типова та випробувана система електронного документообігу є досить непоганим інструментом для реалізації такої мети. Але слід враховувати, що привілейовані цінові умови для однієї системи погіршують конкурентне середовище на ІТ-ринку в цілому — і з часом такий стан справ може стати не «локомотивом», а «гальмами» у комп’ютеризації державних установ.