8 порад від Microsoft по організації онлайн заходів

Через спалах коронавірусу Microsoft переніс більш як 30 внутрішніх і зовнішніх подій в онлайн. Майже половина з них вже відбулася, в тому числі зустріч партнерів, на яку прийшли понад 4 тисяч осіб. Чому цей досвід навчив організатора заходів Microsoft Боба Беджаія розповімо у нашій статті.

1. Думайте кінематографічно, а не театрально

Люди приходять на заходи — неважливо, реальні вони чи віртуальні — щоб чогось навчитися, зайнятися нетворкінгом і щось для себе відкрити. Це не зміниться. Але для реалізації цих процесів в цифровому середовищі потрібно кілька стратегічних змін.

Вони починаються з продакшну. Події з особистою присутністю носять більш театральний характер, а віртуальні вимагають кінематографічного підходу. Реальну конференцію не перенесеш в чат.

При організації онлайн-заходів треба думати «епізодами». Аудиторія не буде в захваті від годинного відеопотоку з однієї камери, спрямованої на спікера. Замість цього розділіть годину на сегменти. Використовуйте кілька камер і планів, щоб змінювати кут зору. Ви можете створити невимушену розмову, навіть якщо співрозмовники сидять на відстані шести футів один від одного.

2. Оцініть масштаб, завдання і технічні можливості

Плануючи віртуальний захід, важливо зрозуміти, як можна найкраще задовольнити запити аудиторії. Масштаб має вирішальне значення, причому не тільки з точки зору технічних можливостей, але і з точки зору контенту. Можливо, немає сенсу робити захід на 10 тисяч осіб одночасно, а краще розділити конференцію на кілька тематичних сесій для невеликих груп. Якщо ви вважаєте, що аудиторія налаштована саме на єдиний сеанс, подумайте, чи вийде зробити його запис, щоб якомога більше людей змогли подивитися відео в зручний для них час.

Важливо, щоб учасники заходу відчували себе впевнено і безпечно: це залишається актуальним і в цифровому просторі. Щоб зберегти живе спілкування і дух справжньої події, необхідно створити віртуальну сцену, тобто вибрати технології та інструменти, що відповідають вашим потребам.

Незалежно від того, чи проводите ви тренінг в міні групі або масштабну зустріч всіх співробітників, стратегічні міркування про те, який контент ви надаєте і чому, вплинуть на спосіб організації події.

3. Нехай спікери адаптуються до онлайн-формату

Спікерам необхідно адаптувати свою подачу для камер, а не для сцени точно так же, як і вам — скорегувати свою продакшн-стратегію. Тут потрібна практика. Багатьом досвідченим спікерам ближче театральність: вони навчилися наповнювати собою все приміщення, перебуваючи на сцені.

Але зараз їм доведеться поміняти звички й навчитися заповнювати собою екран комп’ютера. Там немає фонової презентації PowerPoint і натовпу, тому слід зменшити тон і налаштуватися на іншу хвилю. Потрібно зрозуміти, як вести цікаву розмову з аудиторією безпосередньо через камеру, — це урок, який прямо зараз намагаються засвоїти навіть ведучі нічних ток-шоу.

4. Забезпечте спілкування

Є багато способів організувати спілкування на віртуальній конференції, і, знову ж таки, краще спланувати цей процес заздалегідь. Наприклад, почніть обговорювати майбутній захід у своїх спільнотах в соціальних мережах, в яких вже знаходяться його потенційні учасники. Це налагодить діалог і надихне людей роздумувати та ставити питання, а також допоможе спікерам зрозуміти настрій аудиторії. Якщо говорити про внутрішні заходи, то групи співробітників — ідеальне місце для спілкування до, під час і після події.

У будь-якому випадку, важливу роль в побудові бесіди відіграють модератори. Вони повинні не просто стежити за чатом, а працювати в тандемі зі спікерами та розвивати живе спілкування. Наприклад, замість 45-хвилинного виступу і 15-хвилинної Q & A-сесії можна запропонувати глядачам ставити питання в режимі реального часу.

5. Орієнтуйтеся на глобальну аудиторію

Віртуальні події руйнують географічні бар’єри. Розподіліть ваш захід по часових поясах, щоб учасники могли побачити пряму трансляцію, де б вони не знаходилися. Платформи для відеозв’язку на зразок Microsoft Teams дозволяють створювати субтитри та перекладати доповіді спікерів, щоб глядачі могли сприймати інформацію рідною мовою.

Подумайте, як зробити запис події. Microsoft публікує їх в Stream і Yammer, щоб люди могли подивитися виступи пізніше.

6. Пам’ятайте про шляхи глядача

Відвідувач офлайн-заходів проходить як мінімум три етапи: спілкування до нього, власне відвідування і підбивання підсумків. Те ж саме відбувається і з онлайн-подіями, але вони вимагають інших методів взаємодії.

Наприклад, віртуальне середовище дуже зручне для самостійного навчання. Учасникам можна задати «домашню роботу» до заходу, а після нього — запропонувати додаткові онлайн-курси або можливість пройти сертифікацію.

7. Адаптує показники успіху

Не менш важливо змінити показники успіху для віртуальних подій. Використовуйте комбінацію стандартних метрик офлайн-заходів і цифрових індикаторів ефективності, таких як час затримки, кількість переглядів і завантажень. Важливу роль відіграють і відгуки.

Наприклад, щоб прийняти понад 4 тисячі учасників на віртуальній зустрічі партнерів в березні цього року, Microsoft розділили конференцію на 810 сесій. Вони відрізнялися за обсягом: від маленьких сесій для 20 осіб до великих сесій для всіх учасників заходу, включаючи час для коктейлів та спілкування.

8. Візьміть шлях на розвиток

Хоча майбутнє непередбачуване, малоймовірно, що попит на великі офлайн-конференції незабаром повернуться на колишній рівень. Організаторам заходів, продюсерам і фахівцям з маркетингу необхідно знайти нові способи залучення аудиторії.

Потрібно розібратися у всіх відмінностях організації офлайн- і онлайн-заходів: від планування до продакшну і шоу.

На людському рівні цінність живого, особистого зв’язку залишиться. Наша нова реальність — це можливість переглянути те, як і чому ми взаємодіємо з людьми. Це добре як для компаній, так і для їх аудиторії.

БІЛЬШЕ ЦІКАВОГО:

Джерело: FastCompany

Читайте также:

VR-зустрічі стали можливі без спеціальної гарнітури

Кращі альтернативи Zoom для відеоконференцій

10 великих компаній, які заснували в період економічної кризи

Як Zoom став новою проблемою в індустрії технологій