Почему нужно бороться с многозадачностью — и как это делать

От 25% до 50% людей признают, что перегружены работой и ощущают на себе все симптомы профессионального выгорания. Дело тут не только в количестве рабочих часов, но и в том, что мы отчаянно пытаемся совмещать непомерно много дел. Прежде всего, мы забыли об индивидуальных границах и конечных точках в рабочем процессе, технологии размыли их до неузнаваемости. Куда бы мы ни направлялись, работа навязчиво и настойчиво следует за нами, благодаря цифровым устройствам. О том, чтобы оставить работу «на работе» сегодня не может быть и речи.
1

Многозадачность — на каждом шагу

Признайтесь: вы отвечаете на электронные письма во время конференц-звонков? Приносите ноутбук на встречи и делаете вид, что создаёте заметки, хотя, на самом деле, бороздите просторы интернета? Вы обедаете за своим рабочим столом? Звоните за рулём и набираете текстовые сообщения, зная, что этого не следует делать? Самая большая цена, которую вы заплатите за это (если не попадёте в аварию, естественно) — собственная продуктивность.

С одной стороны, это — следствие разделения внимания, то есть, вы частично задействованы в нескольких делах, но редко полностью участвуете в каком-либо одном. С другой стороны, это происходит потому, что при переключении с основной задачи на другую, время, необходимое вам для завершения работы, автоматически увеличивается, в среднем, на 25%. Постоянно занимаясь чем-либо «на фоне», вы безжалостно сжигаете собственные резервуар энергии в течение дня, вследствие чего становитесь всё менее продуктивным. Как воспрепятствовать этому и перестроить не только свою собственную жизнь, но и жизнь своих подчинённых? В статье, переведённой нашей редакцией, вы сможете найти ответы на эти вопросы.

Соблюдайте дисциплину встречи

Планируйте встречи максимум на 45 минут, а не на час или дольше. Участники смогут оставаться сконцентрированными, у них хватит времени и сил, чтобы обдумать всё услышанное и увиденное и восстановиться перед следующим заданием. Начинайте все собрания чётко по времени и настаивайте на том, чтобы все цифровые устройства были отключены на время встречи.

Перестаньте требовать мгновенного ответа

Подобное поведение настраивает ваших сотрудников на «реактивный» лад, раздробляет их внимание и мешает сконцентрироваться на приоритетных задачах. Позволяйте им отключать электронную почту в определённое время. Если дело срочное, вы можете позвонить, но это не должно происходить часто.

Поощряйте восстановление сил

Постарайтесь организовать процесс так, чтобы в течение рабочего дня сотрудники делали перерывы и отвлекались от работы. Предложите им занятия йогой в середине дня, медитацию, организуйте групповую прогулку или тренировку. Можно обустроить специальную комнату для восстановления, в которой офисные работники смогут развеяться.

Помимо этого, каждый человек должен устанавливать для себя индивидуальные границы рабочих возможностей. Предлагаем рассмотреть следующие варианты поведения:

  • Делайте все самые важные дела прямо сутра, предпочтительно, без перерыва, в течение часа-полтора, с чётким начальным и конечным временем. Если есть возможность, работайте в отдельном помещении или в шумоподавляющих наушниках. Сопротивляйтесь любому отвлекающему фактору извне, помня о том, что ваше время чётко ограничено. Чем больше вы будете поглощены делом, тем выше будет продуктивность. Когда закончите, уделите минимум 5 минут для «перезагрузки».
  • Установите определённое время для творческого поиска, обдумывания вопросов и т.д. Если вы не сделаете этого, то вас так и будут донимать «срочными» заданиями. Желательно предаваться размышлениям в соответствующей обстановке, одновременно способствующей расслаблению и безудержному мыслительному процессу.
  • Регулярно ездите в настоящий отпуск, который подразумевает, что вы не просто «не ходите на работу», а полностью отключаетесь от неё. «Регулярно» — это несколько раз в году, даже если будут короткие каникулы, состоящие из выходных и пары дополнительных дней. Однако, исследования показывают, что вы будете здоровее и продуктивнее, если позволите себе полноценный отпуск длиною в несколько недель.

В основе всех этих советов лежит единый принцип. Когда вы работаете, всецело фокусируйтесь на конкретном задании, в течение установленного периода времени. Когда вы отдыхаете и восстанавливаетесь — концентрируйтесь только на этом. Не прожигайте свою жизнь ради сомнительного успеха и благосостояния.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Источник: HBR