Фантастические письма в вашей электронной почте и где они обитают

Понедельник начинается не только с чашки кофе, но и с горы неотвеченных писем, накопившихся за выходные — рабочие сообщения, новостные рассылки и неизбежный спам с вредоносными вложениями. Чтобы сократить время на обработку email’ов, можно воспользоваться 7 правилами для входящей корреспонденции. Давайте разберёмся, как происходит оптимизация потока писем у тех, кто не привык долго держать переполненной папку «Входящие».

Фантастические письма в вашей электронной почте и где они обитают

Категория 1: «Нет потребности отвечать и можно даже не читать»

Безо всяких сомнений применяйте функцию архивирования или удаления для ненужных писем. А если речь идет о новостных рассылках, которые вы почти никогда не читаете, то просто отпишитесь от них. Если определенная информация действительно важна, поверьте, она дойдет до вас и другим путем, например, через персональный месенджер или телефон.

Категория 2: «Письма с вложениями»

Сюда относятся различные сообщения с банковскими и прочими квитанциями, разные вложения с объемными графическими и PDF-файлами и другая информация, которая может вам понадобиться в будущем для работы над проектом. Иногда для больших вложений полезно создать папки. С другой стороны, не стоит перегибать палку с категоризацией: если вы решили создать множество подкаталогов под различные вложенные файлы, то это явный перебор. Если вам понадобится найти сообщение, просто используйте функцию поиска.

Категория 3: «Опциональный ответ»

Такие сообщения не требует обязательного ответа, но всё-таки из вежливости лучше ответить.

Категория 4: «Письма для чтения в нерабочее время»

Такие сообщения весьма интересно почитать, с другой стороны, это необязательно, поскольку они не относятся напрямую к работе. Попробуйте перемещать максимальное число писем в эту категорию. Это ключ к повышению вашей продуктивности в работе с электронной почтой.

Категория 5: «Ответить сегодня»

Не медлите и отвечайте на письмо сразу после получения, если это — важное и срочное сообщение, или же в конце рабочего дня при повторном просмотре корреспонденции в вашем почтовом ящике.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Категория 6: «Требуется ответить, но не обязательно сегодня»

Если письмо не требует ответа прямо сегодня, переместите его в папку с названием, соответствующим тому дню, когда  вы намерены на него ответить (например, «Понедельник», «Вторник» и т. д.) — и в тот день откройте папку. Вы можете воспользоваться автоматическим напоминанием о том, что нужно открыть сегодняшнюю папку. Есть несколько средств, которые вы можете применять для автоматизации таких задач: RightInbox for Gmail, FollowUpThen.com или FollowUp.cc.

Категория 7: «Всякое разное»

Если вы не можете сходу присвоить категорию полученному письму, то не тратьте время на анализ, а просто переместите его в одну из вышеуказанных категорий (например, в первую или вторую). Подумайте над тем, какие папки стоит создать для категорий №2-5. На вторую категорию можно выделить множество папок (в зависимости от сложности проекта). Для категорий №3 и №4 стоит создать по 1 папке. Для категории №5 также можно создать множество папок — отдельные каталоги для каждого дня недели + ещё набор папок для каждого месяца. Или же вы можете использовать средства автоматизации, указанные выше.

Другие рекомендации для эффективной переписки

Специально выделите  время для обработки email. Например, можно выделять 30 минут в конце рабочего дня, чтобы рассортировать всю почту и уменьшить число сообщений в папке Входящие фактически до нуля. Это эффективнее, чем пытаться чистить «Входящие» на протяжении всего дня: действует принцип «пакетирования заданий» — чем реже вы переключаетесь между различными видами деятельности, тем более продуктивно будете работать.

Но что делать, если вы получили по почте срочный запрос? Чтобы не пропустить что-либо срочное и важное, нужно мельком просматривать входящие письма в течение всего дня. Если письмо требует немедленного ответа, значит нужно всё отложить и ответить на письмо. В противном случае нужно отложить ответ до конца дня. Запомните: расстояние создает перспективу. Иными словами, чем дольше вы можете откладывать ответ на электронное сообщение, тем объективнее сможете оценить проблему. Кроме того, иногда к концу дня проблема разрешается сама собой.

В те периоды времени, когда вы не проверяете электронную почту, закрывайте ваш почтовый клиент — либо хотя бы сделайте так, чтобы он не висел у вас перед глазами. Так вам не придётся подсознательно отвлекаться и тратить время и энергию на то, чтобы посмотреть, какие сообщения поступили в почтовый ящик. И однозначно отключите все звуковые и визуальные сообщения о приходе новых сообщений.

Если вы обрабатываете вашу входящую корреспонденцию только раз в день (что лучше делать в конце рабочего дня, в результате у вас будет дополнительная мотивации поскорее закончить ваш рабочий день) — задайте себе цель быстро обработать почту, будто играючи (можете даже попробовать сервис «email game»).

Пишите короткие сообщения. Какую главную мысль вы хотите донести до вашего партнера по переписке? Постарайтесь выразить её лаконично. Чем короче ваше сообщение, тем лаконичнее, скорее всего, будет и ответ от вашего партнера. Это экономит время для всех участников переписки.

Будьте вежливы и дружелюбны. Электронные сообщения могут или быстро построить, или быстро разрушить отношения между людьми. Всегда нужно начинать или заканчивать письмо чем-либо ободрительным или приятным в зависимости от ситуации — к примеру, «Спасибо за  ваш быстрый ответ» или «Желаю вам приятной рабочей недели».  Помните, что основная цель большинства сообщений — установить доверительные отношения, и лишь во вторую очередь — получить информацию (задать или ответить на вопросы, предложить идею и т. д.).

Если вы занимаетесь обработкой писем раз в день, начинайте с верхних писем и затем планомерно спускайтесь вниз. Чтобы полностью почистить ящик, вам необходимо в любом случае обработать все письма, поэтому лучше начинать с верхних, самых недавних писем.

Открывайте только небольшое количество писем, архивируя и удаляя все остальное. Большинство из  нас подписываются на слишком много всего — и каждый квартал вы с удивлением обнаруживаете, что снова подписались на большее число рассылок, чем в состоянии прочитать. Просто  твёрдо решите для себя открывать и отвечать лишь на адресованные персонально вам сообщения. Что делать с остальным? Рассортируйте их согласно вышеприведенным критериям на 7 категорий. И научитесь быстро удалять либо архивировать сообщения в вашем почтовом клиенте. Например, в Gmail для этого необходимо кликнуть по маркеру в верхней части страницы, чтобы «Выбрать все письма», затем кликнуть на «Архивировать», чтобы удалить всё отмеченное в ваших «Входящих». Обычно так нужно делать после того, как вы ответили на все письма, которые действительно заслуживают внимания.

Подумайте над созданием email-шаблонов. Если вам часто приходится писать шаблонные ответы на запросы, то самое время скопировать этот стандартный контент в документ под названием «Шаблоны» — и каждый раз при работе с письмами пользоваться им.

Если после того, как вы выполнили все вышеописанное, у вас еще осталось время, вы можете зайти в каталоги «Опциональный ответ» и «Письма для чтения в нерабочее время» и основательно почистить их. Но запомните: эти действия необязательны, так что выполняйте их лишь тогда, когда у вас есть время и настрой.

Выше приведены лишь некоторые рекомендации по работе с электронной почтой. Попробуйте пользоваться такой сортировкой писем, чтобы упорядочить ваш почтовый ящик и побороть лавину email’ов. Продуктивной вам рабочей недели.

Источник: Lifehacker

 

Читайте также:

Скрытые затраты автоматического мышления

10 бизнес-трендов, которые стали знаковыми для 2010-ых

Роботы и хирургия. Часть 2

Роботы и хирургия. Часть 1