Як спланувати успішний семінар

Придумати тематику семінару, забезпечити необхідну аудиторію, підготувати цікавий виступ, вдало виступити, відповісти на всі питання – всі ці пункти необхідно ретельно продумати, якщо ви хочете, щоб відвідувачі вашого семінару залишилися задоволені й прийшли до вас ще раз. Не забувайте, що за будь-який семінар слухачі платять – якщо не грошима (у разі, коли сам захід безкоштовний), то своїм часом. Який вони могли б витратити з більшою користю, якщо не отримали того, що їм потрібно, на вашому семінарі. Тож нижче представлені покрокові інструкції з організації хорошого семінару для вашої аудиторії. В основному ці рекомендації взяті з відеоблогу контент-стратега Кейт Емілі (Kate Emiley), але є і спостереження інших спікерів.

Урок 1. Планування часу

Один із запорук успіху – ретельне планування та організація семінару. І хоча далеко не всіх спікерів можна назвати організованими, дуже важливо почати процес планування на ранній стадії.

Тому за два місяці до заходу необхідно продумати та виконати наступні пункти:

  • Знайти місце проведення і визначити тип заходу;
  • Підібрати провайдерів кейтерингу, тобто, постачальників харчових продуктів й напоїв, а також персонал (якщо вам потрібні додаткові руки);
  • Підібрати платформи для продажу квитків і просування в соціальних мережах;

Можливо не завжди потрібно запускати продаж квитків дуже рано, за кілька місяців, оскільки продажів практично не буде.

Кейт Емілі описує свій досвід розсилки електронних листів з пропозицією купити квитки early-bird у своїй спільноті за два місяці до заходу. Спочатку хтось із її знайомих придбав кілька квитків, але далі не було продажів взагалі протягом двох місяців. Та раптово, за тиждень до заходу, всі квитки розкупили. Кейт Емілі вважає, що могла б позбавити себе від колосального головного болю, якби виставила квитки на продаж за один місяць до початку заходу, а не за два.

Урок 2. Хто ваша аудиторія?

Перш ніж намагатися змусити когось купити квиток на семінар, ви повинні точно знати, що продаєте. Проблема в тому, що перед продажем квитків більшість спікерів не витрачають час на те, щоб сісти й описати в загальних рисах свій контент і оцінити, хто є ідеальною аудиторією на даному заході.

Чи зможете ви провести вдалий семінар, якщо не знаєте, наприклад, середнього віку або рівня технічних навичок ваших відвідувачів? Щоб оптимально спланувати зміст і хід семінару (підказка в наступному уроці), вам необхідно знати деякі ключові характеристики вашої аудиторії. Це не буде комплексною оцінкою, але навіть загального розуміння аудиторії більш ніж достатньо, якщо докласти потрібні зусилля.

«Протягом тижня після анонсу семінару я повністю змінила його концепцію, ґрунтуючись на зауваженнях, отриманих від деяких замовників. Я вважаю, що зробила абсолютно правильно, хоча, з іншого боку, це сильно вдарило по моєму его».

Кейт Емілі уточнює, що ціна квитків (яку вона знизила з $500 приблизно до $100) і тривалість семінару (це був захід на цілий день, проте потім вона скоротила його до половини дня) були головними больовими точками для її цільових учасників.

Урок 3. Про створення контенту на ранній стадії

Якщо ви проводите якийсь захід – чи то просто виступ на конференції, свій семінар або урок фітнесу – і хочете, щоб він був вартий тієї ціни, яку ви просите за квитки, спочатку потрібно точно зрозуміти, чому люди захочуть прийняти в ньому участь, а потім продумати, як їм передати свій досвід. Якщо ви не продумали чіткий зміст заходу ще до початку продажу квитків – значить ви намагаєтеся, умовно кажучи, зорієнтуватися на карті, коли проїхали вже півдороги. Звичайно, в цьому немає нічого протизаконного, більш того – фізично це цілком можливо, проте, жоден спікер не порадить вам так робити.

Урок 4. Про важливість конспектів

Створіть для ваших учасників конспект, щоб слідувати йому протягом семінару. Кейт Емілі розповідає, що вона зробила короткий конспект для своїх учасників за два дні до семінару, оскільки вважала це відмінним способом для об’єднання групової взаємодії. Наявність конспекту допомогла їй не збитися з основного курсу лекції та вкластися у точно визначений час. Дотримуючись конспекту, вона могла бути впевненою, що не відхиляється від теми й зачіпає всі ключові моменти, перш ніж перейти до наступної теми.

«Конспекти – це досить недорогий спосіб просунути ваш бренд на семінарі, крім того, він є відмінною підказкою для фотографій в Instagram», – зазначила Кейт Емілі.

Запам’ятайте, що семінар за своїм форматом не дорівнює лекції. Переконайтеся, що захід інтерактивний і має безліч контактів з учасниками. Конспекти ідеально підходять для такого завдання.

Урок 5. Щодо ролі техніки

Потенційно, це найважливіша частина будь-якого заходу, оскільки або допомагає оптимально провести його, або здатна повністю зруйнувати. Як показує досвід, цей момент найбільш часто не беруть до уваги.

Скільки часу потрібно, щоб відвідати місце вашого заходу за тиждень до початку і переконатися, що ви розумієте, як працює техніка? Година? Може й менше. Навіть якщо ви перебуваєте в іншому місті, є чимало способів перевірити технічну сумісність обладнання. Ви просто повинні бути зацікавлені в цьому.

Ось порада – плануйте заздалегідь і будьте уважні, тому що це єдина складова будь-якого окремого заходу, яка повністю знаходиться під вашим контролем.

Наприклад, іноді складно з’єднати ваш ноутбук з проектором, або змусити слайди PowerPoint показуватися на екрані проектора без приміток, або змусити нормально працювати клікер, що перемикає слайди. Кейт Емілі розповідає, що одного разу забула вдома адаптер, який пов’язує її лептоп з проектором, а також карту пам’яті від камери. Можна також згадати про розряджену батарею в мікрофоні, в клікерах і ноутбуках. Подібні неприємності трапляються досить часто. Тому, коли справа стосується техніки, найкраще бути суперпідготовленим.

Урок 6. Про життєві історії та відповідні приклади

Підбір правильних і наочних прикладів – це частина етапу роботи над контентом для семінару. Без сумніву, під час читання лекції ви захочете розповісти кілька життєвих історій або продемонструвати будь-яку концепцію за допомогою аналогії, щоб більш наочно донести певну тематику до вашої аудиторії. Якщо ви читаєте лекцію для солідних дам похилого віку, очевидно, що розповідь про автомеханіка буде для них незрозумілою та дивною. Аналогічним чином, якщо ви спілкуєтеся з групою пожежників, згадка останніх тенденцій у сфері онлайн-шопінгу навряд чи буде доречною. Тому спочатку переконайтеся, що життєві історії, які ви наводите у своєму семінарі, актуальні для вашої аудиторії, і що аудиторія знайома з брендами, про які ви говорите. Ще одна порада – максимально використовувати особистий досвід і гумор під час розповіді історій. Ця комбінація зазвичай працює без програшу.

Урок 7. Networking – важлива частина заходу

Деякі заходи за своїм типом більше нагадують живе спілкування, інші скоріше схожі на лекції й тому менш цікаві. Там, де ваш захід потрапляє в цей діапазон, постарайтеся в кінці зустрічі залишити час для сеансу питань і відповідей, в рамках якого буде мережеве спілкування або зустріч з учасниками.

Кожна аудиторія специфічна, але, як організатор події, ви самі задаєте тон, тому лише від вас залежить, яким буде цей захід. Проведення семінару або будь-якого іншого заходу тільки на перший погляд виглядає простим, насправді ж, як ви вже змогли переконатися, там існує безліч кроків залаштунками.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:

За матеріалами: Medium

Читайте также:

Що відбувається на ринку фінтех в Україні

Як залишатися сфокусованим в офісі?

Роль технологій майбутнього в сучасній електронній комерції

Хто такі цифрові інфлюенсери та для чого їх створюють?