Развитие широкополосного домашнего интернета и появление программных технологий типа «удалённый рабочий стол» привели к появлению целой армии удалённо работающих сотрудников. В самом деле, если специалист может подключиться дистанционно к корпоративным программным системам, поддерживать связь с головным офисом посредством различных мессенджеров и решений для видеоприсутствия, то зачем ему тратить время и деньги на ежедневные поездки в офис и обратно, а самой компании — оплачивать офисное рабочее место, мебель, оборудование и прочие накладные расходы?
Далеко не все виды деятельности можно перенести в режим «удалёнки», но даже те предприятия, которые могли бы себе это позволить, всё же предпочитают держаться в стороне от подобных технологий. В чём причины такой осторожности? Какие мнимые страхи испытывают руководители этих организаций и каковы реальные риски дистанционной занятости? Поиском ответов на эти вопросы озаботилась компания «1С-Битрикс» и исследовательский центр GfK Ukraine, которые провели первое в Украине исследование в данной сфере.
Напомним, что согласно определению, к дистанционной относится форма занятости, при которой работодатель и наёмный работник находятся на значительном расстоянии друг от друга, передавая и получая техническое задание, результаты труда и оплату при помощи современных средств связи (преимущественно интернета).
Тренд: по возрастающей
В рамках исследования компания GfK Ukraine опросила свыше 1 035 предприятий, в основном руководителей или собственников предприятия, а также HR-менеджеров. В результате оказалось, что 21% предприятий уже используют дистанционную занятость как минимум для одного сотрудника, остальные 79% — не поддерживают. По проникновению дистанционной занятости наиболее прогрессивным оказался Киев: около 33%. Регионы более консервативны, там этот показатель составил от 13% до 21%. Кстати, среди промышленных предприятий, IT- и телекомкомпаний данная цифра достигла 30%.
По уровню удалённых работников лидирует Киев, что и не удивительно: здесь много представительств западных компаний, использующих технологии дистанционной работы, а также высокая стоимость аренды офисного пространства
На тех предприятиях, где практикуется «удалёнка» средняя доля дистанционных работников составляет 33% от общего количества офисного персонала. В малых предприятиях (до 10 человек) доля таких сотрудников выше и достигает 37%.
Около 14% опрошенных компаний, в которых сейчас не используется дистанционная занятость, планируют внедрить её до 2017 года, ещё 10% планируют это сделать после 2017 года. Таким образом, к концу 2017 года доля предприятий с дистанционной занятостью составит около 35%.
Риски дистанционной занятости
Согласно опросу, основными недостатками дистанционной занятости для всех опрошенных компаний является ухудшение информационной безопасности компании и сложность контроля рабочего времени подчинённых со стороны руководителя.
При этом ранжирование недостатков дистанционной занятости по своей значимости идентично как у компаний, использующих дистанционную занятость, так и остальных, хотя у первой группы согласие с недостатками выражено гораздо меньше. Что интересно, оба типа компаний практически не сомневаются в продуктивности дистанционной занятости. Об этом говорит и тот факт, что 88% руководителей не контролируют рабочий день дистанционных сотрудников, а 44% директоров лишь иногда используют ПО для постановки задач и контроля. Что касается возраста удалённого сотрудника, то в этом режиме работают специалисты любых возрастов, хотя чаще всего — от 25 до 42 лет.
Преимущества дистанционной работы
Как и следовало ожидать, среди плюсов удалённой работы — серьёзный экономический эффект. Во-первых, меньше затрат на содержание сотрудника, например, можно сэкономить на аренде офиса и оснащении рабочего места. Во-вторых, на управление дистанционными сотрудниками у руководителя уходит меньше времени, чем на управление офисным персоналом. В-третьих, есть возможность расширить географию найма работников, ведь если они работают удалённо, их физическое местоположение не играет собой роли — то ли на соседней улице, то ли в другом городе или даже в другой стране.
Для компаний, которые имеют опыт частичной дистанционной занятости, фактор «Экономия» уходит на пятое место, а на второе выходит повышение эффективности бизнеса за счёт гибкого рабочего графика
В-четвёртых, и это очень важный пункт, у предприятия появляется возможность нанимать высокопрофессиональных исполнителей для работ, потребность в которых возникает эпизодически. Не случайно доля сотрудников высокой квалификации среди удалённых работников заметно выше: 73% в сравнении с 58% среди остальных сотрудников. Это обусловлено тем, что квалифицированные сотрудники получают более высокую зарплату, поэтому не всегда предприятия могут оплачивать их полную занятость. Зато у менеджмента появляется возможность нанять специалистов высокой квалификации для выполнения разовых проектов в режиме удалённой работы. Кстати, это одна из причин того, что удалённые сотрудники иногда получают зарплату выше, чем офисные работники.
Для организации эффективной удалённой работы используется разнообразное программное обеспечение – от набора инструментов для решения отдельных задач до комплексных систем, позволяющих в одном сервисе объединить все необходимые функции. Такие решения зачастую разрабатываются самостоятельно либо заказываются компаниями под свои нужды.
Электронная почта продолжает оставаться самым популярным инструментом для организации удалённой работы
По популярности среди участников опроса разновидности софта распределяются так: системы работы с почтой и документами онлайн (56%), IP-телефония (24%), хранилище данных (16%), корпоративная социальная сеть (15%), мессенджеры (15%), далее идут системы управления проектами и CRM. Также на рынке есть ряд комплексных сервисов, дающих возможность получить аналогичный набор возможностей для любых компаний.
Исследование показало, что 93% опрошенных удовлетворены существующими IT-инструментами. Говоря о потенциальных направлениях улучшения решений для дистанционной работы, респонденты, в первую очередь, называли надёжность и защищённость хранения и передачи данных, а также производительность.
Дистанционная работа — это минимум 17 тыс. грн экономии в год
Согласно подсчетам GfK каждый сотрудник, который перешёл на удалённую занятость и имеет всё необходимое программно-аппаратное обеспечение, будет экономить компании минимум около 17 тыс. грн за год.
Возможные источники экономии при использовании дистанционной занятости
Основными источниками экономии являются: оснащение рабочих мест офисным оборудованием и ПО (около 10 тыс. грн на одного сотрудника в год); аренда рабочих мест (около 7,2 тыс. грн на одного сотрудника); снижение затрат на оплату труда за счёт расширения географии найма и оптимизации налогов.
По мнению аналитиков GfK, текущий уровень экономии для украинского бизнеса за счёт применения дистанционной занятости составляет 1,7 млрд грн в год. С учётом ближайших планов внедрения дистанционной занятости до конца 2017 года уровень экономии достигнет примерно 3 млрд грн в год.
При подсчёте аналитики исходили из следующих параметров: стоимость аренды рабочего места из расчета 4 м2 на сотрудника в год по ставке около 150 грн/м2 (усреднённая ставка по данным опроса предприятий о текущей ставке), расходы на офисное оборудование из расчета ≈ 10 тыс. грн в год на сотрудника. Данные по среднему уровню экономии на одно предприятие были рассчитаны по кластерам «отрасль * размер предприятия» и масштабированы на общее количество предприятий с учётом проникновения дистанционной занятости.
Стоит отметить, что с появлением концепции мобильного сотрудника грань между офисной и удалённой работой всё более стирается, а присутствие на рабочем месте становится всё менее важным. Менеджмент компаний задумывается о том, чтобы сотрудник мог работать в полную силу без привязки к офису, из любого места и в любое время. А это значит, что число дистанционных работников будет стабильно расти в течение ещё многих лет.