Как наша редакция перешла на Slack и почему вам стоит поступить аналогично

[responsivevoice_button voice=”Russian Female” buttontext=”Прослушать статью”]

 

Ровно месяц назад мы перевели все процессы работы над материалами, общения в редакции и обсуждения новостей и статей внутри команды в Slack. К чему это привело и почему вашему интернет-изданию стоит сделать то же самое — далее в этой заметке.

1. Асинхронные коммуникации стали проще и надёжнее

Вкратце расскажу, как процесс работы в редакции нашего блога был построен раньше. Дело в том, что авторы и редакторы находятся в нескольких городах, поэтому встретиться «под одной крышей» и обсудить задачи, тематики статей или «горящие» материалы у нас просто нет физической возможности. Ранее для общения мы использовали связку из электронной почты и Skype. Но после того, как Microsoft увлеклась выпуском бесконечных новых версий своего нового «приобретения», работать со Skype на мобильных устройствах (а примерно 50% времени я, к примеру, работаю с командой с планшета или смартфона) стало попросту невозможно: синхронизация истории сообщений и отправленных файлов «хромала на обе ноги», частые зависания и «вылеты» настольного клиента начали доводить до белого каления.

В нашей редакции — как, думаю, в целом ряде подобных контент-проектов — есть авторы, работающие неполный день или пишущие колонки время от времени. Обсудить с ними материал по почте — риск, что письмо затеряется в потоке другой рабочей и личной корреспонденции. Дождаться одновременного появления автора в скайпе или другом мессенджере (Viber, Telegram и прочие) — задача сродни самурайским практикам.

Slack практически сразу позволил нам решить проблему асинхронности и получения всех сообщений в срок и всеми, кому они были предназначены. Для обсуждения новостей и отбора материалов для утренних новостных дайджестов мы создали отдельный канал, есть отдельный канал для работы с интервью, для отбора материалов к переводу на будущее и для «мозговых штурмов» по новым форматам и статьям.

Мы разделили потоки информации, сделали их визуально понятными, доступными в любое время суток и избавились от «глюков» и неполадок на разных платформах (потому что среди нас есть и те, кто использует OS X, есть те, кто «сидит» на Windows 7, и те, у кого установлен Linux на рабочем компьютере). И тут мы подходим к следующему пункту.

2. Кросс-платформенность не на словах, а на деле

Slack удобен тем, что у вас есть выбор: вы либо устанавливаете настольный нативный клиент (я так и сделал); либо пользуетесь веб-версией в любом современном настольном / мобильном браузере и не заморачиваетесь с инсталляцией.

В результате, если даже вам нужно сегодня поработать с чужого ноутбука или компьютера, не возникает проблемы «ой, а здесь же не установлен этот мессенджер / не настроена почта / нет синхронизации с историей с предыдущего устройства». Всё это сильно экономит время и нервы.

3. Автоматизация и отсечение ненужного

Slack мы выбрали ещё и благодаря совместимости его с целым рядом сервисов и планировщиков. К примеру, учёт материалов и история публикаций для контроля у нас дублируется на отдельных досках в Trello; документы и черновики файлов мы храним в общей закрытой папке в Google Drive; а рабочие письма нередко попадают в личные почтовые ящики на Gmail.

При помощи сервиса автоматизации IFTTT и настраиваемых плагинов для Slack все эти и многие другие службы и сайты можно подключить к платформе — и получить полуавтоматический виртуальный офис редакции, где новая информация, уведомления о почте, апдейты файлов и сообщения об архивации задач в Trello поступают самостоятельно, без необходимости ходить по всем сайтам отдельно и проверять, что именно там изменилось.

4. Удобство работы с файлами и документами

Slack поддерживает интеграцию с Dropbox, Trello, Google Drive и рядом других сервисов, где хранятся ваши личные и рабочие файлы и документы. По моему убеждению, всегда проще и быстрее получать доступ к рабочим материалам через единый интерфейс, а не отдельно держать десяток открытых вкладок.

Возможно, именно это удобство, быстрота и защищённость работы стали причиной того, что число пользователей Slack превысило 1 млн, и уже как минимум 8 крупных компаний предлагали основателю стартапа выкупить сервис за внушительную сумму.

5. Заменитель почты и Skype

Наш новостник Михаил наконец-то с облегчением вздохнул и «снёс» Skype, который устанавливал исключительно ради рабочих диалогов. У выпускающего редактора Екатерины освободилась часть времени для написания материалов вместо проверки почты по ключевым вопросам от других участников команды.

Итоги недели и планы (либо коррективы) по контенту на новую неделю мы также теперь подводим в канале общего обсуждения в Slack, а не отправляем друг другу цепочки писем. Поиск по истории, теги и предпросмотр ссылок и файлов делают такое обсуждение намного удобнее, быстрее и проще для всех нас.

Кроме того, в Slack можно вести внутренний блог команды и публиковать в нём длинные посты с пожеланиями, замечаниями или анонсами (к примеру, мы так делали, когда обсуждали смену концепции ряда рубрик интернет-издания).

6. Разделение работы и личной жизни

Честно говоря, за прошедший год устал от того, что рабочие вопросы я решаю везде: в Skype (который изначально использовал только для звонков друзьям за границу или в другие города, куда приеду нескоро), в Viber (который вообще использую редко и ради 1-2 людей), и даже в «ВКонтакте» (привычка с прошлой работы, там рабочие чаты были только в ВК) и Facebook (который почему-то очень любят украинские стартаперы и регулярно туда пишут, хотя для этой цели есть рабочая почта редакции, адрес которой указан на сайте). Когда поток входящей информации начинает превышать исходящую, надо остановиться и что-то менять.

Переход команды на Slack наконец-то позволил проверять почту раз в день, закрыть Skype и не вспоминать о нём чаще, чем раз в неделю; а мессенджеры перестали разрывать телефон уведомлениями десятки раз в час.

7. Это бесплатно

Самое главное — в отличие от «комбайна» Asana и расширенных функций хранения файлов и документов от Trello, Slack для малых команд (а в редакции небольшого интернет-издания вряд ли трудится более 10 человек) бесплатен. При этом вы по сути пользуетесь всеми теми же инструментами, что и платные пользователи — просто у вас несколько меньше возможностей для хранения и редактирования файлов и нет некоторых премиум-возможностей (вроде кастомного домена для системы). Бесплатный виртуальный инструмент контроля всего, что происходит в редакции, с помощью которого у вас уходит лишняя «головная боль» и появляется пространство для работы, а не только для бесконечной переписки и обсуждений — вот что такое Slack.

Наш переход на новый способ общения и работы с задачами в команде можно считать успешным. Попробуйте и вы.