В какой ещё день года можно честно поговорить о том, что представляет собой рабочая почта и приёмы правильной работы с ней. Редакция Blog Imena.UA говорит вам только правду: есть минимум 10 способов избавиться от надоедливых «мейлов».
1. Не читайте почту совсем
Самые радикальные меры — часто самые верные. Вспомните-ка, сколько действительно полезные писем вам пришло за прошлую неделю? Не рассылок от никому не нужных мастеров продуктивности и коучей жизни; не пресс-релизов о том, что стартап с блэкджеком и балеринами создал очередную крайне важную опцию для сбора денег с доверчивых интернет-новичков; не анонсов очередных никому не нужных конференций (если только это — не iForum: на него вы давно должны были купить билеты и вообще обходиться безо всяких почтовых напоминаний).
Перестаньте уже читать email — всё равно всё самое интересное происходит, пишется и обсуждается в социальных сетях (у нас даже интервью со стартапами самые лучшие получаются именно на основе Facebook-переписки; а вот поклонники электронной почты по 4 месяца никак не могут удосужиться на полноценный ответ по email из-за «чрезмерной занятости» — но мы-то знаем, что они просто овладели дзен-искусством не отвечать на письма, а вы — ещё нет).
2. Настройте почтового бота в Slack
Мы как-то уже рассказывали, что «убили» в своей редакции Skype, Facebook Messenger и другие странные инструменты во имя Slack — и это было одно из самых правильных решений за всю историю существования блога. Но есть одна маленькая деталь: можно настроить в Slack переадресацию писем с метками с конкретного адреса в отдельную «ветку» — и вся почта с тематически важными сообщения будет оказываться у вас под рукой прямо в Slack-аккаунте; а всякие пресс-релизы, рассылки и прочий скучный спам будут где-то тихо исчезать в недрах email, и вы даже никогда не увидите их (оно и к лучшему — жизнь слишком коротка, чтобы читать обо всех «очень важных» итогах года очередной компании).
3. Используйте уведомления IFTTT
Частично этот совет перекликается с настройкой бота для Slack. В сервисе IFTTT (If This Than That) есть целая серия настраиваемых «рецептов» — так называются процедуры с определённым условным критерием, которые помогут получать уведомления на ваш мобильный телефон или в чат только о важных письмах, с определённой темой или только в случае, если вы окажетесь в определённом месте в определённое время (например, только в офисе или только дома).
4. Общайтесь только в службах мгновенных сообщений
Честно — мы не знаем, зачем люди продолжают пользоваться электронной почтой во времена мессенджеров. Их настолько много, что каждый может выбрать себе вариант по вкусу. Создавайте себе уютные чаты со стикерами и прочими «плюшками» — оставьте «собаку» (@) в покое.
5. Освойте наконец-то Snapchat
Мы столько вам объясняли, зачем взрослым людям Snapchat и как пользуются им даже крупные компании, а вы нас всё не слушаете. Стыдно должно быть.
6. Видеозвонки. Да, именно они
Нет ничего, что нельзя было бы обсудить за 2 минуты. На прочтение писем и написание ответа уходит примерно раза в 2 больше времени. Единственное исключение — не стоит принимать звонок от начальства в туалете или если вы в постели не один / не одна. Ну вы люди взрослые, сами понимаете.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
7. Совещания «на ногах»
В стартапах и ІТ-компаниях они понемногу входят в практику даже в Украине. Эмпирическим путём доказано, что обсудить проблему команда, которая работает в одном офисе, может намного быстрее и эффективнее, чем гоняя туда-сюда «состав» из цепочки электронных писем и взаимного перекладывания обязанностей с тим-лида на проджект-менеджера и наоборот.
8. Пишите от руки
Записка в переговорной или на холодильнике в офисе может сработать лучше, чем письмо, которое в лучшем случае вечером попадёт в поле зрения адресата. То же касается записи идей, структурирования задач, постановки целей для проекта или для будущего ТЗ. Напишите всё на бумаге, а потом уже оформите это всё в документ — и только потом отправляйте по электронной почте. Поток сознания в 20 письмах, которые исполнитель должен как-то интерпретировать и самостоятельно оформить в ТЗ, раздражает невероятно, поверьте.
9. Голосовые сообщения и заметки
Где-то рядом с видеозвонками. А ещё есть в каждом смартфоне и планшете (зачастую реализован «из коробки» уже существующими приложениями, даже ничего устанавливать не придётся). Для тех, кто вообще ненавидит писать тексты в любом виде — на бумаге или на экране. С недавних пор голосом можно надиктовывать в текстовом редакторе в пакете Google Drive, что вообще идеально.
10. Будьте эссенциалистом
Мы тут на неделе вам рассказывали о книге, которая учит выбрасывать из жизни и работы всё ненужное — бесконечная переписка в email относится к числу ненужных вещей (это мы вам говорим как люди, прочитавшие не одну тысячу писем за время своей работы).
P.S.: и помните — ко всем советам надо относиться с чувством здравого смысла и не забывать о том, какое на календаре число. На всякий случай 😉 Безусловно, есть и всегда будут ситуации, когда электронная почта — единственный канал коммуникации, способный принести результат. Но в 80% случаев вам и вправду не нужен электронный ящик. Просто попробуйте понаблюдать — и увидите сами.