Что нужно знать командам о переходе на удалённую работу

Отследить истоки явления удалённой работы в современных компаниях довольно сложно. Но стоит непременно упомянуть Дэвида Хенсона (David Hansson), основателя компании 37signals, который начал активно нанимать удалённых работников в 2011 году. Подробно о том, как ему это удалось можно прочесть в книге «Remote. Офис не обязателен», о которой мы писали.

Сегодня можно встретить много неверных толкований определения «удалённый». Самые распространенные – «непостоянная, временная работа» и т.д. Искажёнными понятиями, как правило, апеллируют те, кому невыгодна или неприемлема идея дистанционной занятости. Сегодня действительно есть виды работ и отрасли, в которых дистанционная работа не будет эффективной. Но большая часть нареканий является мифами, которые следует развенчивать.

Миф №1: Инновация должна быть централизованной

Многие считают, что великие (и не очень) идеи возникают только в живом и тесном кругу людей, сидящих в одной комнате. Совершенно неверное предположение: нельзя форсировать ни один творческий процесс. Идеи появляются в любое время, и следует всегда и везде быть готовым к их появлению и дальнейшей «обработке». Накладные расходы коллективных встреч хорошо известны, поэтому их проведение должно быть оправдано, максимально продумано и лимитировано по времени.

notebook-886532_960_720

Миф №2: Работа не будет сделана

Пожалуй, одно из наиболее распространённых заблуждений коррелирует с банальным отсутствием доверия к своим сотрудникам. Бытует мнение о том, что свобода, предоставленная коллегам, приведёт к постепенному расшатыванию коллектива и невыполнению работы, что есть в корне неверно.

Хотя следует признать, что кратковременные приступы бездельничанья и ослабления концентрации внимания неизбежны, независимо от работы дома или в центральном офисе. Люди во время интенсивной интеллектуальной работы не могут оставаться полностью сосредоточенными в течение долгого времени. Всем нужен отдых и свободное пространство.

Миф №3: Я не смогу быстро получить результат

Существует всего несколько вещей, которые действительно требуют мгновенного реагирования: поломка сервера или сбой в системе безопасности. Большинство других вопросов, проблем и багов могут быть решены позднее. Наше поколение привыкло настоятельно требовать внимания к себе и своим нуждам. По меньшей мере, неуважительно ожидать, что те, к кому мы обращаемся, немедленно бросят все свои дела и займутся решением наших проблем. Благодаря многоуровневой системе коммуникаций мы можем выбрать подходящий для серьёзных и важных писем промежуток. Нам следует научиться ценить время других.

Если неспособность получить доступ к информации из-за асинхронной работы возникает на регулярной основе, нужно изменить приоритеты и брать задания, когда остальные заняты. Удалённые работники – хорошие исполнители, и они знают, как улучшать продуктивность.

Есть ещё много мифов, опасений и сомнений касательно удалённой работы, большинство из них основаны на отсутствии контроля и надзора за работниками и непонимания сути дистанционной работы.

Переход к удалённой организации

Ни одно организационное изменение по переходу к удалённому типу работы не произойдёт в одночасье. Объём предстоящих задач по полному переходу на удалённую работу напрямую зависит от размера компании. Хотя соответствующее решение принимается на уровне руководства, все сотрудники должны осознавать суть изменения, его преимущества и возможные недостатки.

Уделите время созданию плана по внедрению уделённого типа работы, детально опишите его эффективность и распространите эту информацию. Необязательно осуществлять резкий переход к полной удалёнке. Начните с одного дня или половины рабочей недели, плавно переходя к полностью дистанционному типу работы. Время, которое уйдёт на переустройство, станет своеобразным тестовым периодом для всей команды.

Необходимые встречи могут проводиться онлайн. Не вводите микро-менеджмент и новые коммуникационные инструменты, они создадут дополнительные трудности. Придерживайтесь того, что уже работает. Нанимайте людей, которые имеют опыт удалённой работы, так как они станут бесценным кладезем знаний для команды.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Адаптация новых удалённых работников

Популярность удалённой работы существенно выросла за последние несколько лет. Многие люди загорелись идеей «свободного плавания», однако не всем это по плечу.

При приёме на работу важно найти кандидата, который подойдёт по всем или большинству параметров. Это особенно важно при найме удалённых сотрудников. Не поленитесь потратить время на дополнительные корректировки и исследования, которые облегчат процесс не только для удалённых кандидатов, но и для всех остальных потенциальных сотрудников.

Не стоит начинать процесс приёма на работу без чёткого и достаточно информативного описания вакансии. Объявление о работе должно быть максимально кратким и понятным. Не забудьте оговорить вопросы корпоративной культуры и разницы часовых поясов. Последнее особенно важно для компаний, в которых разница часовых часов превышает 6 часов.

Распространение информации о вакансии внутри страны — на встречах, конференциях и в локальных пользовательских группах — является стандартной стратегией найма. Если же вы хотите нанимать сотрудников по всему миру, необходимо научиться мыслить глобально. Это подразумевает: размещение объявлений на платформах для поиска удалённой работы, в сообществах и группах, а также позиционирование себя как компании, ориентированной на удалённую работу. Последнее можно обеспечить путём публикации соответствующих материалов и открытых высказываний относительно гибкой политики. Вложение средств в то, что вы проповедуете – также немаловажная тактика.

Черты характера сотрудника

Удалённый работник должен обладать определёнными качествами характера, среди которых можно выделить три основные: инициативность, коммуникабельность и добросовестность.

Работая удалённо, можно столкнуться с ситуацией, когда попросту нечем заняться. Инициативность же предполагает, что вы найдёте, над чем поработать, независимо от того, запланировано это или нет. Инициативность основывается на стремлении к продуктивности и желании уменьшить административные накладные расходы.

Отличные коммуникативные навыки – обязательное требование, которое можно встретить практически в каждом объявлении о работе. Нанимая удалённого работника, не пропустите следующие «красные флажки»: косноязычие, отсутствие ясности и слаженности в письме.

Доверие должно быть обоюдным. Вы всегда должны быть уверены в том, что работники сделают работу вовремя, особенно, когда вы не следите за ними. А сотрудники, в свою очередь, знают, что и вы выполняете свои обязанности работодателя.

Поисковая операция

Поиск работников – ответственный процесс, который следует тщательно продумать. Обязательно обеспечьте удалённым кандидатам возможность встретиться и поговорить с потенциальными членами команды. В телефонном режиме, а если возможно – при личной встрече, ответьте на все вопросы, касающиеся рабочего процесса и корпоративной культуры.

Проведите тестовое задание, что особенно актуально для технических позиций. Но постарайтесь не давать отвлечённых заданий, которые смутят кандидатов и не позволят проявить профессиональные навыки. Наконец – цените их время и оплачивайте те задания, выполнение которых занимает более 5 часов.

Равные условия

Сегодня многие удалённые сотрудники, работающие полный рабочий день, не оформлены официально, что лишает их возможности получения премий, ежегодного отпуска и больничного листа. Зачастую это вызвано тем, что работодателю невыгодно платить налоги. Но, как правило, находится определённый компромисс, устраивающий обе стороны.

Иногда организация не в состоянии предоставить пакет мобильного оператора или медицинскую страховку в конкретной стране. Но она, безусловно, может предложить денежные выплаты поверх зарплаты, которые будут покрывать перечисленные выше и другие расходы работника.

Довольно часто удалённые работники воспринимаются, как дешевая рабочая сила, чей труд оплачивается по самым низким расценкам рынка. Иногда причиной этому становится их происхождение. Постарайтесь обеспечить равные во всех аспектах условия для сотрудников по всему миру.

Сервисы для организации удалённого сотрудничества

Удалённая работа – это возможность, которой мы обязаны технологическому прогрессу последней декады. Эффективность дистанционной организации основывается на соответствующем процессе, инструментарии и культуре. Многие из таких инструментов вполне доступны.

Коммуникация – это основа удалённой работы. Невозможно переоценить важность чёткой, искренней и краткой манеры выражать свои мысли в письменной и устной форме. Интернет даёт возможность коммуникации в реальном времени, однако никоим образом не сглаживает возникающие недоразумения. А для удалённой команды важно эффективное и качественное общение.

Есть несколько способов упростить этот процесс, с технической точки зрения. Для регулярных групповых и индивидуальных видеозвонков – Google Hangouts. Для ежедневной переписки в чате – Slack. Для удалённого управления компьютером – Screehero. Электронная почта – для ознакомления с важными организационными изменениями и т.д.

Отслеживать рабочий прогресс для эффективного project-менеджмента можно через инструменты для управления проектами: Trello, Basecamp или Asana. Выбирайте наиболее подходящий для вас вариант, учитывая размер компании и сложность каждого отдельного проекта, над которым придётся работать.

Безопасность – крайне важный для любой команды вопрос. К счастью, есть несколько инструментов, созданных специально для удалённых команд. 1password, Lockify и GPG-вертификация подписи на Github – тактики, которые следует внедрить в удалённый или стационарный рабочий процесс.

Чтобы избежать блокировки данных при обмене файлами, используйте платформы Google Диск или Dropbox.

Обзор проделанной коллегами работы – важный аспект совместной работы и создания качественного ПО. Github (для кода), Atomic (для дизайна) – замечательные инструменты, которые подходят как для контроля, так и для получения комментариев, замечаний и их обсуждения.

Полезный и доступный инструментарий – всего лишь верхушка айсберга. Выбирайте платформы обдуманно и не переусердствуйте, пытаясь компенсировать недостаток живого общения с помощью сервисов.

Преимущества удалённой работы

Возможность выбора места

Исторически сложилось так, что многие работы требуют переезда. Будущие сотрудники, более или менее охотно, оставляют свое местожительство и направляются туда, где расположена новая компания.

Работая удалённо, вы можете позволить себе переезжать сколько угодно, при этом, не теряя работы. Многим приходится сталкиваться с нелёгким выбором: семья или работа; друзья или работа и т.д. Дистанционная работа избавляет от необходимости принятия столь тяжёлого решения.

Возможность управлять своей жизнью

Выбор местожительства – всего лишь одно из многочисленных преимуществ удалённой работы. Помимо этого, вы получаете замечательную возможность скорректировать свой график таким образом, чтобы у вас оставалось достаточно времени на сон, занятия спортом, хобби и семью.

startup-849794_960_720

Увеличение продуктивности

Работа в офисе хороша тем, что вокруг постоянно находятся остальные члены команды, что упрощает процесс решения срочных вопросов и помогает оставаться в меру социализированным человеком. Можно уточнить что-то у коллеги, отпустить шутку или пообщаться за обедом.

Но есть и обратные стороны живого общения в офисе: постоянный фоновый шум и, собственно, сами коллеги, которые с завидной регулярностью отвлекают нас от работы. Как показывает практика, даже шумоподавляющие наушники и таблички с просьбой «Не беспокоить!» не приносят должного эффекта. А исследования показывают, что для того, чтобы заново сконцентрироваться на работе после «прерывания», человеку в среднем необходимо 23 минуты. Работая дома, вы автоматически избавляете себя от фонового шума, тем самым увеличивая свою продуктивность.

ЧТО ЕЩЁ ПОЧИТАТЬ:

Экономия времени на дорогу в офис

Общая статистика показывает, что каждый человек ежедневно тратит, как минимум, 55 минут на дорогу в офис. Эти цифры могут показаться сравнительно небольшими, но если мы рассмотрим их в широком контексте населения страны, то окажется, что за это время можно было создать,например, 300 энциклопедий Wikipedia или 26 раз построить Пирамиды в Гизе. И это только за 2014 год.

Проезд, в зависимости от вида транспорта, часто бывает неприятным, затратным по материальным и моральным ресурсам. Намного лучше посвятить это время семье, отдыху, или той же работе.

Недостатки удалённой работы

Удалённая работа, как и любая другая занятость, не лишена недостатков, которые могут по-разному сказываться на жизни работников, поэтому следует их учитывать.

Чувство одиночества

Находясь вне коллектива в течение определённого времени, удалённый работник может заскучать и почувствовать себя одиноко. Есть два пути решения этой проблемы. Для работника: быть достаточно социализированным, не забывать о реальной жизни. Для работодателя: показывать каждому удалённому работнику, что он является частью команды. Можно организовывать личные встречи, регулярно делать внутреннюю рассылку с информацией о работе всей команды.
lonely-273629_960_720

Недостаток удалённых руководителей

Люди, стремящиеся найти руководящие и любые должности с приставкой «senior», по-прежнему сталкиваются с дефицитом подобных вакансий на рынке удалённого труда.

Разница во времени

Разные часовые пояса нередко становятся препятствием для удалённого работника. Ни для кого не секрет, что находящиеся в США компании предпочитают искать кандидатов только между Тихоокеанским и Восточным часовыми поясами. С одной стороны, эти требования нельзя назвать несправедливыми, но с другой – тот факт, что большинство удалённых рабочих мест размещены в США, делает их автоматически недоступными для тех, кто проживает в Океании и других отдалённых частях света.

Борьба за мотивацию

Порой гибкость может сказываться на нас не самым лучшим образом: неспособность чётко разграничить начало и конец рабочего дня, постоянная «боевая готовность», отсутствие мотивации и всевозможные отвлекающие факторы (даже в отсутствие шумных коллег). Удалённая работа требует чёткого планирования и самодисциплины.

Трудности в частично удалённых компаниях

Организации часто допускают ошибку на этапе внедрения удалённых принципов работы. Помимо оплошностей в коммуникации сюда можно отнести и неумение регулировать рабочую атмосферу, следствием чего становится элементарная зависть работающих в офисе сотрудников к своим более «свободным» коллегам. Игнорирование подобных вопросов может привести к крупномасштабным проблемам в компании.

Несмотря на растущую популярность удалённой работы, даже у неё есть обратная сторона. Многочисленные авторы, тренеры и психологи пытаются отыскать Святой Грааль в виде баланса в трудовой и рабочей жизни. Стоит отметить, порой их советы оказываются действительно полезными.

Составьте распорядок

Введение распорядка в недавно обретённую гибкость вашей трудовой жизни может показаться весьма противоречивым занятием, однако структурированность – жизненно важный аспект удалённой работы. Время должно быть разделено на промежутки работы и отдыха, иначе велик шанс проработать 10 часов, не заметив этого.

Начните с базовых правил составления распорядка: завтрак, полдник и обед – строго без работы. Время в промежутках выделено для полной концентрации и продуктивности. Важно помнить о ежечасном 5-10 минутном перерыве, необходимом для отдыха глаз и растяжки. Если вы можете забыть об этих важных моментах, попробуйте приложения BreakTime или Time Out. Установите чёткие временные рамки для начала и окончания рабочего дня, чем вы сможете обезопасить себя от простоев в работе. Помните о том, что удалённая работа – всего лишь более гибкий вариант 9-18 рабочего дня, от которого мы бежим.

Создайте зоны «Без работы»

Сидение на одном месте в течение длительного времени – довольно сложное занятие для любого человека. Поэтому мы периодически циркулируем по своим апартаментам, что заставляет нас ассоциировать свое жилое пространство с работой. Это неправильно.

bedroom-923432_960_720

В первую очередь, необходимо обустроить удобный домашний офис (стол и стул, как минимум) Во вторую – не выполнять связанные с работой задания в местах для отдыха. И если гостиная относительно подходит для поверхностных размышлений, то ванная комната – совершенно не приспособлена для работы и различных электронных устройств.

Социализация

Если удалённая работа проходит преимущественно в домашнем офисе, несложно превратиться в настоящего социопата. Вас затягивает, и вы постепенно сводите всё общение к минимуму, даже не замечая этого. Чтобы немного разбавить окружающую обстановку и пообщаться с согражданами – работайте в кафе, креативном пространстве или библиотеке пару раз в неделю.

cafe-691353_960_720

И, самое главное – поддерживайте отношения со своей семьей и друзьями. Помните, что короткий разговор во время обеда, обмен новостями и кофе или банальная прогулка в близлежащий парк – основополагающие вашей продуктивности и психического благополучия.

Забота о здоровье

Работа на дому может оказывать вредное воздействие на психическое и физическое здоровье, поэтому мы не можем не коснуться этой темы. Без чётко установленных графиков и сознательного отношения к физической активности, несложно докатиться до полностью сидячего образа жизни и постоянного утомления. Все перечисленные выше тактики помогут избежать этого, но есть и другие полезные советы.

Отраслевая особенность предполагает то, что львиная доля работы осуществляется в сидячем положении. Но человек не создавался для того, чтобы неустанно находиться за столом. Многие люди по-прежнему не решаются идти в спортивный зал, хотя положительные перемены начнутся, даже если посещать его 2-3 раза в неделю. Каждый может выбрать то, что соответствует его предпочтениям и наслаждаться приливом эндорфинов после тренировки. Занятия не должны быть дорогостоящими или тягостными. Попробуйте домашнюю йогу, продолжительные пешие прогулки или комплекс для улучшения осанки.

Профилактика проблем со спиной – важный шаг для улучшения общего состояния здоровья. Начните с удобного рабочего места, добавьте массаж и плавание, а если нужно – надлежащую терапию. К сожалению, проблемы такого рода характерны для нашего поколения.

Наконец, чрезвычайно действенным методом может стать психотерапия и консультация психолога. Поверьте, в посещении специалиста нет ничего предосудительно или постыдного, как пока ещё принято считать в бывших постсоветских странах. Как показывает статистика, большинство из тех, кто не считал нужным обращение за психологической помощью, в итоге высоко оценили её пользу. Удалённые работники особенно подвержены профессиональному выгоранию и депрессии, а чтобы справиться с этим быстро и качественно – следует посетить специалиста.

Источник: блог Medium